Звонки в турагентство в выходные без ответа: дежурство и перезвон без потерь

Почему выходные важны для турагентства

В будни люди заняты работой и выбирают отпуск урывками. В выходные у них есть время сесть вместе, посмотреть варианты и позвонить. Часто это и есть момент решения: семья договорилась о датах и бюджете и хочет сразу узнать, что можно купить.

Если в этот момент никто не отвечает, турист звонит в следующее агентство из списка, которое работает без выходных или хотя бы перезванивает. К понедельнику он уже может внести предоплату у них. Ваш звонок с утра в понедельник застанет человека, который вопрос решил.

Посмотрите, что происходит со звонками в выходные

Начните с простого: выгрузите из АТС или журналов вызовов все звонки за несколько последних выходных. Посчитайте, сколько из них были без ответа и когда по ним перезвонили. Отдельно отметьте звонки в пятницу вечером после закрытия: их судьба обычно такая же.

Обычно уже такая выгрузка показывает, что выходные — не тихое время, а отдельный поток обращений, у которого просто нет хозяина. Именно это и нужно исправить в первую очередь.

• в какие часы субботы и воскресенья звонят чаще всего;
• на какие номера: общий офисный, рекламный, личные мобильные менеджеров;
• сколько звонков дождались перезвона до понедельника;
• звонили ли эти номера повторно и дозвонились ли в итоге.

Три способа закрыть выходные

Первый — дежурство. Один менеджер в выходной не сидит в офисе, но отвечает за пропущенные звонки: получает их и перезванивает в течение оговорённого времени. Дежурство удобно чередовать, чтобы нагрузка распределялась по команде.

Второй — короткий рабочий день в субботу. Если офис открыт до обеда, звонки после закрытия передаются дежурному, а не копятся до понедельника.

Третий — честное сообщение и утренний перезвон. Если работать в выходные нельзя, пусть голосовое приветствие называет часы работы, а в понедельник с самого утра менеджеры первым делом разбирают все пропущенные выходных, начиная с самых ранних.

Какой бы вариант вы ни выбрали, сообщите туристам честно: укажите часы работы в выходные на сайте и в объявлениях. Человек, который знает, что ему перезвонят в субботу до обеда, охотнее подождёт.

Правила для дежурного менеджера

Дежурство работает, только когда понятно, что именно от человека ожидается. Запишите это заранее, иначе дежурный будет считать, что звонки можно разобрать вечером в воскресенье.

• в какие часы дежурный перезванивает и в какой срок после пропуска;
• что достаточно сделать первым звонком: уточнить даты, бюджет, состав и договориться о подборке;
• какие звонки можно перенести на понедельник, например вопросы по уже оплаченным турам без срочности;
• кому сообщить, если звонок срочный, а дежурный не может помочь сам.

Как Lead Control работает в выходные

Lead Control подключается к телефонии агентства и фиксирует пропущенные звонки в любой день. В выходные уведомление в Telegram получает дежурный менеджер: номер, время и сколько турист ждёт. Он может перезвонить из дома, не заходя в офис и не разбирая журнал вызовов.

Система напоминает о каждом звонке, пока разговор не состоится. Если дежурный не перезвонил в срок, звонок может перейти к руководителю. Всё, что не закрыли в выходные, в понедельник утром видно в общей очереди, где сверху самые старые обращения.

Руководитель в панели видит, как отработаны выходные: сколько было пропущенных, через сколько по ним перезвонили и какие остались без разговора.

Запуск и условия

Расписание дежурств, сроки перезвона и передачу звонков настраиваем под ваш график. Возможности АТС и номеров, включая мобильные, проверяем на старте. Разработка и пилот бесплатны, платить нужно, только если сервис оказался полезным.

Частые вопросы