Сколько входов в агентство есть на одном сайте

Типичный сайт турагентства — это не одна форма. Там стоит модуль поиска туров с кнопкой «Хочу этот тур», форма «Подберите мне отдых», кнопка обратного звонка, номер телефона, ссылки на мессенджеры и иногда онлайн-чат. Турист выбирает то, что удобно ему в эту минуту.

Проблема в том, что каждый вход живёт отдельно. Заявка из модуля уходит письмом на адрес, который указали при настройке несколько лет назад. Обратный звонок приходит уведомлением в почту директора. Звонок по номеру с сайта звонит у того, кто первым свободен, а если не свободен никто — становится пропущенным.

Типичные места, где пропадают обращения с сайта

Пройдитесь по этому списку со своим сайтом. Обычно находится хотя бы одна дыра.

  • письма из модуля поиска туров падают на общий ящик, который разбирают раз в день;
  • заявка оформлена вечером или ночью, а утром её не видно среди новых писем;
  • обратный звонок закреплён за менеджером, который в отпуске или уволился;
  • звонок по номеру с сайта пришёл, когда все менеджеры сидели с туристами в офисе;
  • турист написал в мессенджер, ему ответили «сейчас подберу» и не вернулись;
  • после обновления сайта или смены подрядчика форма молча перестала отправляться.

Проверка за пятнадцать минут

Станьте своим туристом. Оставьте заявку в модуле поиска на конкретный отель, заполните форму подбора, закажите обратный звонок и позвоните по номеру с сайта в загруженное время. Запишите, кто и когда с вами связался.

Такой тест стоит повторять после любых изменений на сайте, в почте или в составе команды. Он показывает не теорию, а то, что реально видит турист, который выбирает между вами и соседним агентством.

Правила, которые наводят порядок с заявками с сайта

Даже без новых систем можно убрать большую часть потерь, если договориться о нескольких вещах.

  • Все уведомления о заявках с сайта приходят туда, где их видят в течение рабочего дня, а не в почту.
  • В каждую смену назначен один человек, который отвечает за обращения с сайта.
  • Срок первого контакта одинаковый для формы и звонка — турист ждёт одинаково.
  • Ночные и выходные заявки разбираются первыми в начале дня, начиная с самых старых.
  • Заявка считается обработанной, когда с туристом поговорили, а не когда ему отправили ссылку на подборку.

Что берёт на себя Lead Control

Основа Lead Control — контроль телефонных обращений. Система подключается к телефонии агентства, и пропущенный звонок, в том числе по номеру с сайта, сразу приходит ответственному в Telegram: номер, время, сколько ждёт турист и, если такие данные есть, источник. В сообщении есть кнопки действий.

Дальше система напоминает о звонке, пока не состоится разговор. Попытка набора без ответа не закрывает задачу. Если телефония не отдаёт технический статус разговора, сотрудник подтверждает его вручную.

Заявки из модуля поиска туров, форм и чатов — отдельный вопрос. Можно ли передавать их в ту же очередь, зависит от того, куда сайт отправляет данные и есть ли там API. Это проверяем на старте и заранее не обещаем.

Руководитель видит в панели очередь необработанных обращений, время реакции каждого менеджера и самые старые из висящих, а не только количество заявок за месяц.

Как начать

Lead Control собирается под вашу телефонию, сайт и порядок работы агентства. Разработку и тест на части команды мы делаем бесплатно. Платить за пользование нужно, только если сервис оказался полезным на ваших реальных обращениях.

Частые вопросы

Можно ли подключить модуль поиска туров на нашем сайте?

Зависит от модуля и того, куда он отправляет заявки. Если данные доступны по API или приходят в систему, с которой можно работать, подключаем. Это проверяем на первом этапе.

Как отличить звонки с сайта от звонков с рекламы и вывески?

Проще всего — отдельный номер на сайте. Тогда в уведомлении и в аналитике видно, что турист пришёл именно с сайта.

Придётся ли переделывать сайт?

Для контроля звонков — нет, работа идёт со стороны телефонии. Для форм сначала смотрим, что можно взять из уже существующих настроек.

Что делать с заявками, которые пришли ночью?

Договориться, что утро начинается с ночных обращений. В Lead Control пропущенные звонки стоят в очереди со временем ожидания, поэтому видно, кто ждёт дольше всех.