Как устроен путь заявки с сайта страхового агентства

На типичном сайте агентства несколько входов: калькулятор каско или ОСАГО, форма «Получить предложение по ипотечному страхованию», кнопка обратного звонка и номер телефона в шапке. Посетитель выбирает тот, что под рукой, и ожидает реакции примерно одинаковой скорости.

Внутри агентства у этих входов разные адресаты. Калькулятор шлёт письмо на адрес, заведённый при запуске сайта. Обратный звонок приходит уведомлением владельцу. Звонок по номеру из шапки попадает тому, кто свободен, а если свободных нет — превращается в пропущенный, о котором никто не узнаёт.

Где именно пропадают обращения

Проверьте свой сайт по этому списку. Чаще всего дыра находится не в одном месте, а в стыке между ними.

  • письма калькулятора попадают в спам или в ящик сотрудника, который уже не работает;
  • агент получил заявку на каско, но откладывает звонок, пока не соберёт котировки нескольких страховщиков;
  • заявка пришла вечером или в субботу, а в понедельник её разбирают последней;
  • агент на осмотре автомобиля и пропускает звонок с номера, указанного на сайте;
  • форма не требует телефона, и по заявке с одним e-mail никто не хочет связываться.

Почему ждать готового расчёта — ошибка

Клиент, заполнивший калькулятор, редко ограничивается одним сайтом. Он сравнивает, и первым у него в голове оказывается тот, кто позвонил, уточнил стаж водителей, наличие франшизы, банк по кредиту — и пообещал точную цифру к конкретному времени.

Короткий звонок в первые минуты не требует готового предложения. Он фиксирует контакт, собирает недостающие данные и снимает главный вопрос клиента: «меня услышали». Расчёт можно отправить позже, но уже как обещанный, а не как ещё одно письмо среди прочих.

Правила, которые можно ввести уже на этой неделе

Порядок с заявками начинается с договорённостей внутри агентства. Технологии нужны, чтобы эти договорённости выполнялись без ручного надзора.

  • Сведите все формы сайта на один адрес или в один чат, к которому есть доступ у дежурного агента.
  • Назначьте ответственного на каждый день и на выходные — даже если это руководитель.
  • Установите срок первого контакта по заявке с сайта, например 15 минут в рабочее время.
  • Звоните до расчёта: уточнить данные, назвать срок, когда придёт предложение.
  • Раз в неделю сами заполните калькулятор и закажите обратный звонок — и засеките, кто и когда перезвонит.

Что берёт на себя Lead Control

Главная задача Lead Control — телефонные обращения. Система подключается к телефонии агентства, и пропущенный звонок, в том числе по номеру с сайта, сразу уходит ответственному в Telegram: номер, время, сколько клиент уже ждёт и, если данные есть, источник. В сообщении есть кнопки действий.

После этого напоминания продолжаются, пока не состоится разговор. Набор без ответа задачу не закрывает; если АТС не передаёт статус разговора, агент отмечает его вручную. Руководитель видит в панели очередь необработанных обращений, время реакции и самые старые висящие звонки.

Заявки из калькулятора и форм — отдельный вопрос. Можно ли подавать их в ту же очередь, зависит от того, куда сайт отправляет данные и есть ли там API. Это проверяем на старте и заранее не обещаем.

Как начать без риска

Lead Control собирается под вашу телефонию, сайт и порядок работы. Разработку и пилот на нескольких агентах проводим бесплатно, а платить за пользование сервисом нужно только в том случае, если он оказался полезным на ваших реальных заявках.

Частые вопросы

Можно ли передавать заявки с калькулятора каско в Telegram вместе со звонками?

Зависит от того, как устроен калькулятор и куда он отправляет данные. Если есть API или понятный формат передачи, это обсуждаем при разработке. Доступность проверяем на старте.

Что делать с заявками, где нет телефона?

Сделайте телефон обязательным полем или хотя бы предложите его первым. По заявкам только с почтой ответьте письмом в тот же срок, что и на звонок, с просьбой указать удобный номер.

Нужна ли CRM, чтобы заявки перестали теряться?

Не обязательно. Для звонков достаточно уведомлений, напоминаний и панели руководителя. Если CRM уже есть и у неё есть API, её можно подключить, чтобы видеть историю клиента.

Кто должен отвечать на заявки в выходные?

Тот, кого вы назначите дежурным. Важно, чтобы это было записано, а не подразумевалось. Lead Control присылает уведомление конкретному человеку, поэтому вопрос «кто должен был» не возникает.