Заявки с сайта агентства недвижимости теряются — как вернуть им хозяина

Куда уходят заявки с сайта и квизов

У типичного агентства жилой недвижимости на сайте несколько точек входа: форма обратного звонка, квиз «подберём квартиру за 5 вопросов», ипотечный калькулятор, кнопка «записаться на просмотр». Каждая из них когда-то настраивалась отдельно, и письма уходят в разные места.

В итоге одна заявка падает на почту офиса, другая в чат маркетолога, третья в CRM без назначенного сотрудника. Утром кто-то разбирает почту, а заявка с квиза, пришедшая в пятницу вечером, так и лежит непрочитанной.

Отдельная история — сайты новостроек и посадочные страницы под конкретный жилой комплекс, которые делал подрядчик. О том, куда с них уходят заявки, в агентстве иногда не помнит никто, пока клиент не позвонит с претензией.

Признаки, что заявки с сайта теряются

Проблема редко видна напрямую: нет отчёта, который показал бы забытые формы. Но косвенные признаки заметить можно.

• маркетолог показывает число заявок, а у риэлторов в работе их заметно меньше;
• клиенты говорят «я оставлял заявку на сайте, мне никто не ответил»;
• на ипотечную консультацию записываются, но до разговора с брокером доходят единицы;
• в общем чате заявки висят без реакции, и неясно, кто их взял.

Порядок, который можно ввести сразу

Даже без доработки сайта можно убрать главную причину потерь — размытую ответственность.

• Составьте список всех форм и квизов на сайте и проверьте, куда уходит каждая заявка.
• Сведите их в один канал, а не в пять разных почтовых ящиков.
• Назначьте, кто разбирает новые заявки в рабочие часы, а кто вечером и в выходные.
• Договоритесь о сроке первого звонка после заявки и записывайте, когда он состоялся.
• Ипотечные заявки закрепите за конкретным специалистом, чтобы они не ждали «кого-нибудь свободного».

Почему заявку с сайта нельзя отделять от звонков

Покупатель квартиры редко ограничивается формой. Оставил заявку, подождал, позвонил по номеру с сайта, не дозвонился — и пошёл на другой сайт. Если звонки и формы живут в разных системах, никто не свяжет эти два события и не поймёт, что клиент дважды пытался выйти на связь.

Поэтому полезнее одна очередь обращений, где видно и заявку, и пропущенный звонок с того же номера. Тогда риэлтор перезванивает один раз и уже знает, что человек интересовался подбором.

Что берёт на себя Lead Control

Основа сервиса — контроль телефонных обращений. Lead Control подключается к телефонии агентства, фиксирует пропущенный звонок и сразу отправляет ответственному уведомление в Telegram с номером, временем и тем, сколько клиент уже ждёт. Напоминание повторяется, пока не состоится реальный разговор.

Заявки с сайта, квиза или из CRM можно добавить в ту же очередь, если сайт или CRM передают их по API, — это проверяем на старте. Повторные обращения клиента собираются в общую историю, а руководитель в панели видит необработанные обращения, время реакции сотрудников и самые старые заявки.

Как начинаем

Сначала смотрим, какая у вас телефония, на чём сделан сайт и есть ли CRM. Потом запускаем пилот на нескольких сотрудниках и проверяем, что события приходят корректно.

Разработка и тест бесплатны. Оплата за пользование начинается, только если сервис оказался полезен на ваших реальных обращениях. Сложную CRM ради этого внедрять не нужно.

Если окажется, что сайт или конструктор не умеют передавать заявки наружу, честно скажем об этом и предложим вариант, при котором под контролем окажутся хотя бы звонки, — по ним агентство теряет клиентов не меньше.

Частые вопросы