Заявки на поступление в колледж без ответа: как вернуть им хозяина

Что в колледже считается заявкой на поступление

Заявка — не только заполненная анкета. Это любой сигнал от человека, который думает о поступлении: звонок девятиклассника с вопросом про проходной балл аттестата, сообщение мамы о стоимости платного отделения, запись на консультацию, просьба перезвонить.

Если приемная учитывает только анкеты, остальные обращения живут в журнале вызовов и в памяти сотрудников. Именно там они и пропадают.

Поэтому первым делом стоит договориться внутри приемной, что всё перечисленное — заявки, и у всех одинаковая судьба: ответственный, срок, разговор, итог. Неважно, пришёл человек через форму на сайте, через сообщение в мессенджере или просто набрал номер со стенда на ярмарке профессий.

Почему ответственный есть у всех, а значит — ни у кого

В небольшом колледже на приеме работают два-три человека. Они же консультируют у стойки, принимают оригиналы аттестатов, сверяют копии паспортов и заключают договоры. Телефон звонит одновременно у всех, и каждый рассчитывает, что ответит коллега.

С пропущенными то же самое. Номер виден в журнале общей линии, но никто не закреплён за перезвоном. Вечером каждый думает, что этим занялся другой. Утром номер уже затерялся среди новых вызовов.

• общая линия без распределения пропущенных;
• заявки с сайта приходят на общий ящик;
• перезвон «после того, как уйдёт очередь у стойки»;
• никто не проверяет, состоялся ли разговор.

Абитуриент ждёт ответа не только от вас

Выпускник девятого или одиннадцатого класса редко выбирает один колледж. Он подаёт документы или как минимум задаёт вопросы в несколько учебных заведений одновременно. Родители параллельно сравнивают условия договора и расписание.

В такой ситуации неотвеченная заявка — не отложенный разговор, а потерянный. Кто первым внятно рассказал о специальности, сроках подачи и оплате, тот и получает человека на очную подачу документов.

Особенно остро это в последние недели перед окончанием приема. Абитуриент, не прошедший по конкурсу в одно место, ищет запасной вариант в тот же день. Ему некогда ждать до завтра, пока кто-то разберёт почту.

Правило одного владельца для каждой заявки

Его можно ввести уже завтра, даже без новых программ. Главное — чтобы выполнение было видно руководителю.

• Каждая заявка закрепляется за одним человеком: по линии, по специальности или по очереди.
• У закреплённой заявки есть срок первого разговора, например 15 минут в рабочее время.
• «Набрал, не взяли трубку» — это попытка, заявка остаётся открытой.
• Если владелец занят на приеме документов, заявку передают явно, а не молча.
• В конце дня открытых заявок с прошедшим сроком быть не должно.

Как Lead Control ведёт заявку до разговора

Lead Control подключается к телефонии колледжа и в момент пропущенного звонка назначает его ответственному. Тот получает уведомление в Telegram с номером, временем и сроком ожидания, а также кнопки действий: взять в работу, отметить попытку, передать коллеге.

Заявка не исчезает после первого набора. Если телефония отдаёт статус разговора, система сама отличает дозвон от недозвона; если нет — сотрудник подтверждает разговор вручную. Пока подтверждения нет, приходят напоминания. Заявки с сайта и других форм подключаются в ту же очередь, если источник умеет передавать данные, — это проверяем на старте.

С чего начать в своем колледже

Удобнее всего запустить пилот на одной линии или на двух сотрудниках приемной до начала основного потока. Разработку и тест делаем бесплатно, а пользоваться сервисом за плату стоит, только если он показал себя полезным на ваших заявках.

Частые вопросы