Приёмная комиссия колледжа пропускает звонки: где они теряются и как это остановить

Карта потерь: в каких точках колледж не берёт трубку

У частного колледжа обычно не один входящий номер, а несколько. Общий номер на сайте, номер приёмной комиссии, телефоны отделений, номер филиала, иногда мобильный ответственного за набор, который указан в объявлениях. Каждый из них теряет звонки по-своему.

Пройдитесь по этому списку и отметьте, какие точки есть у вас. Часто выясняется, что руководство смотрит на один номер, а реклама ведёт на другой.

• секретарь на общем номере переводит звонок в приёмную, а там никто не снимает трубку;
• сотрудник приёмной оформляет документы у стола, и телефон звонит рядом впустую;
• звонок по рекламе приходит в 19:30, когда кабинет уже закрыт;
• мобильный ответственного за набор в отпуске или на дне открытых дверей;
• телефон отделения отвечает только в часы занятий, а летом их нет.

Почему для колледжа пропущенный звонок дороже, чем кажется

Абитуриент девятого или одиннадцатого класса редко выбирает одно учебное заведение. Он и его родители держат в голове несколько вариантов и звонят по очереди. Кто ответил первым и внятно рассказал про специальность, стоимость обучения и нужные документы, тот и получает визит с аттестатом.

Звонок, на который никто не ответил, обычно не повторяется. Родитель просто набирает следующий номер из поиска. Если этот звонок пришёл с платной рекламы набора, колледж уже заплатил за контакт и отдал его соседу.

Самопроверка по журналу звонков за один день

Выгрузите из АТС или личного кабинета оператора журнал входящих за любой летний день. Отметьте неотвеченные вызовы и посмотрите, был ли по каждому номеру исходящий звонок с разговором в тот же день. Те номера, по которым перезвона не было, и есть реальные потери, а не просто пропуски.

Затем посмотрите, на какие номера и в какие часы приходились эти звонки. Обычно картина сразу подсказывает, где слабое место: обеденный перерыв, вечер, конкретный филиал или номер из рекламы.

Правила, которые можно ввести уже на этой неделе

Даже без новой системы ситуацию можно заметно выправить договорённостями. Главное, чтобы они были записаны и их выполнение кто-то проверял.

• У каждого входящего номера колледжа есть назначенный ответственный за пропущенные.
• Срок перезвона в рабочее время записан явно, например в пределах получаса.
• Перезвон засчитывается, только если состоялся разговор, а не одна попытка набора.
• Звонки, пришедшие после закрытия, разбираются первыми с утра, до приёма посетителей.
• Руководитель приёмной раз в день смотрит список номеров, по которым разговора так и не было.

Что меняет Lead Control в работе приёмной

Lead Control подключается к телефонии колледжа и фиксирует пропущенный вызов в момент, когда он случился. Ответственный сразу получает сообщение в Telegram: номер, время звонка, сколько человек уже ждёт и, если такие данные есть, с какого рекламного номера пришёл звонок. Сотруднику у стола не нужно помнить про пропуск, напоминание придёт само.

Напоминания повторяются, пока не состоится реальный разговор. Если телефония отдаёт статус вызова, система сама отличит «набрал, не дозвонился» от «поговорил». Если не отдаёт, сотрудник отмечает результат кнопкой в сообщении.

Руководитель приёмной или директор по набору видит панель: очередь необработанных звонков, время реакции по сотрудникам и филиалам, самые старые номера без разговора.

Как начать без риска для набора

Lead Control собирается под вашу АТС, номера и роли сотрудников. Разработка и пилот на части команды бесплатны, платить за пользование нужно, только если сервис оказался полезным. Подключение конкретной АТС, мобильных номеров и CRM проверяем на старте, до начала работы.

Частые вопросы