Заявки абитуриентов с сайта теряются: разбираем путь от кнопки до разговора

Сколько входов у сайта приемной комиссии

У типичного сайта частного вуза или колледжа не одна форма, а пять-шесть. Каждую когда-то добавлял разный человек, и уведомления от них уходят в разные места.

Абитуриент не видит этой разницы. Для него любая отправленная форма — это вопрос, на который он ждёт ответа. Для приемной комиссии это несколько разрозненных потоков, у части которых нет хозяина.

• «Задать вопрос» или «Получить консультацию» по специальности;
• запись на день открытых дверей или экскурсию;
• заказ обратного звонка в виджете;
• онлайн-чат, который вечером превращается в форму;
• номер телефона в шапке, по которому со смартфона звонят в одно касание.

Куда уходит заявка после кнопки «Отправить»

Чаще всего — на почту. Иногда на ящик сотрудника, который работал в прошлом сезоне. Иногда в общий адрес приемной, который открывают раз в день. Бывает, что письма с формы годами попадают в спам, и об этом никто не знает.

Отдельная история — формы дня открытых дверей. Их собирают в таблицу, чтобы посчитать гостей, но никто не звонит тем, кто записался и не пришёл. А это люди, которые уже проявили интерес к конкретному вузу.

Почему летом потери становятся заметны

Зимой форм немного, и сотрудник успевает разобрать почту вручную. С июня по август поток заметно растёт, а люди в приемной заняты очной подачей документов, консультациями у стойки и звонками. Разбор почты откладывается на конец дня, потом на завтра.

В это же время абитуриент рассылает вопросы сразу в несколько учебных заведений. Пока письмо ждёт своей очереди, другой колледж уже перезвонил, рассказал про платное отделение и пригласил подать документы. Обычно человек идёт туда, где с ним заговорили первыми.

Аудит форм до старта приемной кампании

Эту проверку можно сделать своими силами за пару часов. Удобнее провести её в мае, пока поток ещё спокойный.

• Отправьте тестовую заявку с каждой формы сайта и запишите, куда она пришла и кто её увидел.
• Сделайте телефон обязательным полем: без него вместо разговора начинается переписка.
• Назначьте одного ответственного за все формы на смену, а не «всех, кто увидит».
• Договоритесь о сроке ответа в рабочее время и о правиле для заявок, пришедших ночью.
• Разделите статусы «написали ответ», «звонили, не дозвонились» и «поговорили».
• Раз в неделю сверяйте число отправленных форм с числом разговоров по ним.

Одна очередь для форм и звонков в Lead Control

Lead Control подключается к телефонии приемной и фиксирует каждый пропущенный звонок, в том числе на номер с сайта. Если сайт или CRM умеют передавать заявки по API или вебхуку, формы встают в ту же очередь. Какие именно формы получится подключить, проверяем на старте.

Ответственный получает уведомление в Telegram: номер, время обращения, сколько человек уже ждёт и, если есть данные, какая форма сработала. Система напоминает о заявке, пока не состоится реальный разговор, а не одна попытка набора. Руководитель приемной кампании видит на панели, сколько заявок с сайта ждут и какая из них самая старая.

• формы и пропущенные звонки в одном списке с ответственным;
• напоминания до разговора, а не до первого гудка;
• отдельный учёт записавшихся на день открытых дверей, если форма отдаёт данные.

Что нужно от учебного заведения на старте

Доступ к настройкам телефонии, список форм на сайте и понимание, кто в приемной за что отвечает. Решение собираем под ваш процесс: разработка и тест на части команды бесплатны, платить за пользование нужно, только если сервис оказался полезным.

Частые вопросы