Заявки на подбор квартиры теряются: где рвётся цепочка и как её склеить

Чем заявка на подбор отличается от звонка по объявлению

Человек, который звонит по конкретной квартире, хочет узнать про неё и договориться о просмотре. Человек, который просит подобрать вариант, приходит с задачей: бюджет, район, срок переезда, нужна ли ипотека, есть ли своя квартира на продажу. Такая заявка живёт неделями и требует нескольких касаний.

Из-за длинного цикла её легко потерять. Риэлтор принял обращение, пообещал прислать варианты вечером, а вечером уехал на показ к другому клиенту. Через три дня покупатель уже смотрит квартиры с другим агентством, и никто в офисе об этом не знает.

Где обычно пропадают заявки на подбор

Если разобрать несколько потерянных обращений, почти всегда находится одна из типовых точек разрыва. Полезно пройтись по ним на своих данных за последний месяц.

• первый звонок пропущен, а перезвон случился, когда клиент уже нашёл другого специалиста;
• параметры записаны в блокнот или личный мессенджер риэлтора, и коллеги их не видят;
• обещанная подборка не отправлена, потому что напоминания о ней нет нигде, кроме памяти сотрудника;
• клиент перезванивает уточнить, попадает на другого риэлтора и начинает рассказ с нуля;
• заявку на ипотечную консультацию никто не взял, потому что непонятно, чья это зона.

Что сделать без новых программ

Порядок начинается с договорённостей. Их стоит записать и показать всей команде, иначе каждый будет понимать их по-своему.

• Определите, кто владеет заявкой на подбор с первой минуты: дежурный, риэлтор по району или по очереди.
• Зафиксируйте срок реакции на новую заявку и отдельный срок на отправку первой подборки.
• Храните параметры клиента в одном общем месте, а не в переписке сотрудника.
• Считайте заявку живой, пока у неё есть следующий шаг с датой: звонок, подборка, показ.
• Раз в неделю просматривайте заявки, у которых следующего шага нет. Это и есть кандидаты в потерянные.

Как Lead Control удерживает заявки на подбор квартиры

Lead Control подключается к телефонии агентства и замечает пропущенный звонок сразу. Ответственный риэлтор получает уведомление в Telegram: номер, время звонка, сколько клиент уже ждёт и, если данные доступны, откуда пришло обращение. Напоминания продолжаются, пока не состоится настоящий разговор, — попытка дозвона без ответа задачу не закрывает.

После разговора можно поставить задачу на следующий шаг, например «отправить подборку» или «назначить показ», и она тоже не потеряется. Повторные звонки того же клиента собираются в одну историю, поэтому коллега, взявший трубку, видит, что этот человек уже обращался.

• уведомление о пропущенном звонке с кнопками действий;
• напоминания до состоявшегося разговора, а не до первой попытки;
• задачи после разговора по необходимости;
• панель руководителя: необработанные обращения, время реакции, самые старые заявки.

Что увидит руководитель

Вместо вопроса «кто взял того клиента с двушкой у метро» руководитель открывает очередь и видит, какие обращения ещё без ответа и сколько они ждут. Можно сравнить, как быстро реагируют разные сотрудники, и заметить, что у кого-то заявки регулярно зависают после первого звонка.

Если агентство платит за рекламу и данные о расходах доступны, панель показывает, какие источники приводят обращения, которые доходят до разговора. Это помогает отличить канал, который просто звонит, от канала, который приносит живых покупателей.

Условия запуска

Сервис собирается под вашу телефонию, CRM и распределение заявок, готовой коробки нет. Разработка и пилот на части команды бесплатны, а платить за пользование имеет смысл только после того, как вы увидите пользу на своих заявках.

Подключение к АТС, корпоративным SIM, CRM, сайту или площадкам объявлений проверяем на старте: что доступно по API, то подключаем, для остального ищем рабочую замену.

Частые вопросы