Что меняется в оконном бизнесе с наступлением сезона

Зимой менеджер спокойно перезванивает всем за день. Весной включается реклама, люди начинают думать о замене старых рам перед летом, к осени спешат успеть до холодов. Одновременно растёт число замеров и монтажей, и каждый из них тоже порождает звонки.

Менеджер начинает выбирать, кому перезвонить, а кому позже. Выбор делается на ходу и без правил, поэтому часть новых клиентов ждёт до следующего дня, а часть не дожидается вовсе.

Почему в сезон не успевают перезванивать

Причины обычно складываются вместе, и каждая по отдельности кажется мелочью.

  • рекламный бюджет увеличили, а число людей на телефоне осталось прежним;
  • менеджеры одновременно ведут расчёты, согласуют замеры и отвечают монтажникам;
  • новые и текущие клиенты звонят на одни номера, и их не различают при перезвоне;
  • временные сотрудники не знают, какие звонки брать первыми;
  • пропуски вечера и выходных копятся к понедельнику.

Как подготовиться к сезону заранее

Самые полезные шаги делаются в несезон, когда есть время подумать.

  • Посмотрите прошлый сезон: в какие недели и часы было больше всего пропущенных.
  • Согласуйте рост рекламы с возможностями отдела: сколько обращений в день реально обработать.
  • Разделите очередь: новые обращения с рекламы, клиенты с готовым расчётом, вопросы по монтажу и сервису.
  • Задайте для каждого типа свой срок перезвона и ответственного.
  • Назначьте дежурного на перезвоны в пиковые часы, чтобы остальные могли считать заказы.
  • Решите, кто разбирает накопившиеся пропуски утром после выходных.

Как Lead Control держит очередь в сезон

Lead Control фиксирует каждый пропущенный звонок и сразу отправляет ответственному уведомление в Telegram: номер, время, сколько клиент уже ждёт, а при наличии данных — с какой рекламы он пришёл. Распределение можно настроить под ваши правила: по номеру, на который звонили, по очереди или на дежурного.

Напоминания продолжаются, пока разговор не состоялся, поэтому в загруженный день звонок не тонет среди других. Если клиент звонил несколько раз, его вызовы собираются в одну историю, и ему перезванивает один человек.

Руководитель видит в панели, сколько звонков висит прямо сейчас, какие ждут дольше всех и кто из сотрудников перегружен. Это помогает перебросить людей в течение дня, а не узнавать о проблеме из итогов месяца.

Как оценить, хватает ли людей на сезон

Возьмите прошлый сезонный месяц и посчитайте пропущенные звонки, по которым разговор так и не состоялся. Умножьте их число на стоимость обращения с рекламы — это часть бюджета, которая не дошла до разговора.

Сравните с затратами на дополнительного сотрудника или дежурного. Так решение о найме принимается на ваших цифрах, а не на ощущении аврала.

Посмотрите и на распределение по времени. Если пропуски скапливаются в субботу до обеда или в будни после шести вечера, возможно, нужен не новый человек на полный день, а сдвинутый график одного из менеджеров. В оконном бизнесе клиенты часто звонят именно тогда, когда сами вернулись домой и посмотрели на старые рамы.

Когда запускать и сколько стоит

Удобнее всего запускать пилот в несезон или в самом начале весны: есть время проверить, как система работает с вашей телефонией, и обучить сотрудников. Подключение АТС, мобильных номеров и CRM проверяем на старте.

Разработка и тест на части команды бесплатны. Платить за пользование нужно, только если сервис показал себя полезным на реальных звонках.

Частые вопросы

Можно ли включать контроль только на сезон?

Разработка и тест бесплатны, а платить за пользование нужно, только если сервис показал себя полезным. Многие процессы, настроенные к сезону, полезны и зимой, когда звонков меньше, но каждый из них дороже.

Как быть с временными сотрудниками?

Их можно добавить в распределение звонков на время пика. Уведомления приходят в Telegram, поэтому обучение занимает немного времени.

Можно ли отличать новых клиентов от тех, кто ждёт монтаж?

Да, по истории обращений с номера и, если подключена CRM с API, по её данным. Тогда новые обращения и звонки по текущим заказам можно распределять разным людям.

Что делать, если звонков больше, чем можно обработать?

Панель покажет это в цифрах. Дальше решение за вами: добавить людей, выделить дежурного или скорректировать рекламу под возможности отдела.