Родители абитуриентов не дождались перезвона — как не упустить семью

Чем звонок мамы или папы отличается от звонка выпускника

Выпускник чаще спрашивает про специальности, вступительные испытания и общежитие. Родитель приходит с другими вопросами: сколько стоит год на платном отделении, можно ли платить по семестрам, какой договор подписывается, какие документы нести и кто будет подписывать за несовершеннолетнего.

Это вопросы человека, который принимает решение и платит. Такой разговор нельзя заменить ссылкой на сайт — родитель хочет услышать ответ голосом и задать уточняющие вопросы.

К тому же родитель часто звонит не в одно учебное заведение, а по списку из трёх-четырёх, составленному вечером вместе с ребёнком. Он идёт по списку сверху вниз и ставит галочку там, где ему всё объяснили. Если в вашей строке галочки нет, семья продолжает разговор уже с другими.

Почему перезвон не застаёт родителей

Работающий родитель звонит тогда, когда может: в перерыв, в машине, между совещаниями. Если приемная не взяла трубку, через час он уже на работе и не ответит на незнакомый номер. Вечером перезванивать некому — приемная закрыта.

Так получается замкнутый круг: родитель звонит снова на следующий день, снова попадает на занятую линию и в какой-то момент просто выбирает учебное заведение, где ему ответили с первого раза.

• перезвон через несколько часов попадает на рабочее время родителя;
• звонок с незнакомого номера часто сбрасывают;
• летом сотрудники приемной заняты очередью у стойки и перезванивают пачкой в конце дня;
• родитель и выпускник звонят с разных номеров, и приемная не понимает, что это одна семья.

Повторный звонок с того же номера — не шум

Если номер звонит второй и третий раз за день, это не назойливость, а признак высокого интереса. Но в журнале вызовов повторы выглядят как три отдельных пропущенных, и никто не замечает, что одна и та же семья пытается дозвониться всё утро.

Повторы стоит выделять и обрабатывать первыми. Человек, который набирает в третий раз, близок к решению — и близок к тому, чтобы сдаться.

Как договориться о перезвоне, который состоится

Несколько правил, которые приемная может ввести сама, без новых программ.

• Перезванивать в первые минуты после пропущенного, пока родитель ещё держит телефон в руке.
• Если не дозвонились — отправить короткое сообщение: кто звонил, откуда и когда удобно поговорить.
• Спрашивать удобное время и записывать его рядом с номером.
• Отмечать номера родителей и абитуриентов как одну семью, когда это становится понятно.
• Подготовить для сотрудников короткую памятку с ответами про оплату, договор и документы.

Что Lead Control подсказывает сотруднику приемной

Lead Control подключается к телефонии и сразу сообщает ответственному в Telegram о пропущенном звонке: номер, время и сколько человек уже ждёт. Если номер звонил раньше, сотрудник видит историю обращений и понимает, что это повтор, а не новый звонок.

Система напоминает о звонке, пока не состоится разговор. Попытка набора не закрывает задачу: если родитель не взял трубку, напоминание вернётся. После разговора можно поставить задачу «перезвонить в 18:30» или «отправить список документов», чтобы договорённость не забылась. Руководитель на панели видит, какие обращения ждут дольше всего.

Пилот и оплата

Решение настраиваем под вашу телефонию и порядок работы приемной. Разработка и тестовый запуск на части сотрудников — бесплатно. Оплата за пользование — только если сервис оказался полезным.

Частые вопросы