Контроль звонков риэлторов в агентстве: от разрозненных телефонов к одной картине

Куда сейчас приходят звонки ваших риэлторов

В агентствах жилой недвижимости обычно смешано несколько каналов. Общий номер офиса стоит на сайте и вывеске, подменные номера — в объявлениях, а часть клиентов звонит риэлтору напрямую, потому что он когда-то дал визитку.

Прежде чем что-то внедрять, составьте простую карту: какие номера есть у агентства, куда они ведут и на чьём телефоне в итоге звонит вызов. Часто уже на этом шаге выясняется, что заметная часть звонков вообще не попадает ни в одну систему.

Посмотрите и на переадресации. Бывает, что общий номер офиса после шести вечера уходит на телефон одного из риэлторов, который давно сменил график или уже не работает в агентстве. Такие звонки уходят в пустоту, и никто об этом не знает.

Какая телефония позволяет контролировать звонки

Для контроля нужна телефония, которая передаёт события звонков: кто звонил, на какой номер, приняли ли вызов и сколько длился разговор.

• Виртуальная АТС — самый частый вариант: все номера агентства в одном кабинете, звонки переводятся на мобильные риэлторов.
• Офисная АТС — подходит, если есть возможность получать события по API.
• Корпоративные SIM и мобильная АТС оператора — удобно для агентов в разъездах, если оператор отдаёт события по API.
• Полностью личные номера сотрудников контролировать технически не получится, их стоит перевести в одну из схем выше.

Что отслеживать в звонках риэлторов

Общее число входящих мало что говорит о работе. Полезнее смотреть на судьбу каждого непринятого вызова и на то, как быстро он превратился в разговор.

Отдельно отслеживайте исходящие попытки без соединения. Агент может честно набрать клиента три раза и не дозвониться — это не нарушение, но и не обработанный звонок. Такому клиенту нужен ещё один перезвон или сообщение.

Полезно видеть и повторные звонки: если один и тот же номер набирает агентство несколько раз за день, значит, первый звонок не был отработан.

Установите понятный срок реакции и записывайте его в регламент. Например, перезвон по пропущенному в рабочее время — в пределах 15 минут, вечером — в течение часа. Цифры условные: выберите те, что реальны для вашего графика показов.

Как Lead Control контролирует звонки в агентстве

Lead Control подключается к вашей телефонии и получает события звонков в реальном времени. Пропущенный вызов сразу уходит ответственному риэлтору в Telegram: номер, время, сколько ждёт клиент и, если доступно, источник и объект. Кнопки в сообщении позволяют сразу отреагировать.

Система разделяет «набрал, не дозвонился» и «поговорил» по данным телефонии и продолжает напоминать, пока разговор не состоится. Если технического статуса нет, риэлтор подтверждает результат вручную.

Руководитель видит панель: очередь необработанных звонков, время реакции, сравнение сотрудников и самые старые обращения. По необходимости повторные звонки одного клиента собираются в единую историю, чтобы новый агент не начинал разговор с нуля.

Если телефония или площадки отдают данные об источнике звонка и расходах, на панели появляется аналитика по рекламным каналам: видно, откуда приходят звонки и какие из них чаще остаются без ответа.

С чего начать подключение

На первом этапе проверяем, какие события отдаёт ваша АТС или оператор и есть ли у используемой CRM API. Затем запускаем пилот на нескольких риэлторах, сверяем данные с реальными звонками и только после этого подключаем остальных.

Разработка и тест бесплатны. Платить за пользование сервисом нужно, только если он показал пользу на ваших звонках.

Частые вопросы