Сколько номеров у приемной на самом деле

На сайте частного вуза обычно указан один номер приемной. Но абитуриенты и родители находят и другие: телефон деканата в разделе факультета, номер отдела магистратуры, мобильный менеджера из рекламы, номер филиала, телефон из карточки на картах.

Все эти звонки — часть приемной кампании, но контролируется обычно только основная линия. Остальные номера отвечают, когда получается, и пропущенные там никто не считает.

Особенно это заметно в деканатах. Летом там работают методисты, у которых своя нагрузка: расписание, ведомости, пересдачи. Звонок абитуриента для них — не основная задача, и если трубку не взяли, перезванивать никто не будет. Абитуриент же уверен, что звонил в вуз и вуз его проигнорировал.

Что дают журнал АТС и запись разговоров

Журнал вызовов показывает, что звонок был и остался без ответа. Он не показывает, перезвонили ли этому человеку, кто это сделал и состоялся ли разговор. Чтобы это узнать, нужно вручную сопоставлять входящие и исходящие — летом на это нет времени.

Записи разговоров отвечают на вопрос «как говорили», но не на вопрос «со всеми ли поговорили». Для приемной вуза второй вопрос обычно важнее.

Кто в вузе должен видеть картину

Сотруднику на линии нужен короткий список: кому перезвонить прямо сейчас. Ответственному секретарю приемной комиссии — очередь по всей приемной и понимание, кто перегружен. Проректору или руководителю приемной кампании — сводка по линиям, факультетам и филиалам и динамика по неделям.

Если все трое смотрят в разные источники, они видят разную реальность. Контроль работает, когда данные одни, а различается только уровень детализации.

Схема контроля: от вызова до отметки «поговорили»

Рабочая схема одинакова для любого количества линий. Её можно выстроить частично и вручную, но с автоматизацией она держится и в пиковые недели. Вручную её обычно хватает до первого наплыва в конце июня, а дальше таблица перезвонов отстаёт от реальности.

  • Все линии вуза перечислены, у каждой есть ответственные на смену.
  • Пропущенный звонок сразу назначается конкретному человеку.
  • Срок первого разговора известен заранее и одинаков для всех линий.
  • Попытка набора и состоявшийся разговор различаются.
  • Повторные звонки с одного номера собираются в одну историю.
  • Руководитель видит очередь и время реакции по линиям и сотрудникам.

Как подключается Lead Control

Lead Control работает с офисной АТС, виртуальной АТС и мобильной АТС оператора, если они отдают события звонков по API. На старте мы смотрим, какие данные доступны в вашей телефонии, и только после этого обещаем конкретную схему.

Когда событие о пропущенном звонке пришло, ответственный получает уведомление в Telegram: номер, линия, время, сколько ждёт абитуриент. Кнопки позволяют взять звонок в работу или передать коллеге. Напоминания продолжаются, пока не состоится разговор.

Если в вузе есть CRM или система учёта абитуриентов с API, её можно связать с Lead Control, чтобы видеть контекст: подавал ли человек заявление, на какое направление. Возможность такой интеграции проверяем на старте.

Пилот на одной линии

Удобно начать с самой нагруженной линии, обычно это общий номер приемной. За несколько недель видно, насколько надёжно приходят события, как сотрудники работают с уведомлениями и где нужна донастройка. Потом подключаются факультеты и филиалы.

Разработка и тест бесплатны. Платить за пользование нужно, только если сервис показал себя полезным на звонках вашего вуза.

Частые вопросы

Можно ли подключить мобильные номера сотрудников приемной?

Да, если оператор предоставляет мобильную АТС или корпоративный тариф, который отдаёт события звонков. Это проверяем на первом этапе.

Как быть с номерами факультетов, которые не относятся к приемной?

Их можно подключить как отдельные линии со своими ответственными. Руководитель приемной кампании увидит их в общей панели рядом с основной линией.

Нужно ли менять телефонию вуза?

Обычно нет. Если текущая АТС не отдаёт нужные события, предлагаем упрощённый вариант или обсуждаем, что можно изменить с минимальными затратами.

Сколько времени занимает запуск?

Зависит от телефонии и числа линий. Пилот на одной линии запускается быстрее, поэтому начинаем с него.