Почему заявки на стройматериалы оптом теряются по дороге от звонка до счёта

Как выглядит оптовая заявка на стройматериалы

Оптовый покупатель почти никогда не звонит за одной позицией. Снабженец подрядчика диктует список: газобетон двух толщин, клей для блоков, кладочная сетка, несколько поддонов кирпича, сухие смеси на штукатурку и стяжку. Иногда добавляется пиломатериал на опалубку и кровля на весь объект.

Такой список нельзя закрыть за минуту разговора. Менеджеру нужно проверить остатки на складе, уточнить у производителя сроки поставки недостающего, посчитать доставку и выставить счёт. Между первым звонком и деньгами проходит несколько касаний, и на каждом заявка может выпасть.

Где теряются заявки на стройматериалы оптом

Если разложить путь заявки по шагам, слабые места становятся видны сразу. Большинство из них не связаны с ленью менеджеров — просто заявка живёт в голове или в блокноте одного человека.

• звонок пропущен, а снабженец не стал перезванивать и отправил список другому поставщику;
• разговор был, список записан на листке, а менеджер ушёл на отгрузку и забыл о нём;
• расчёт ждёт ответа от склада по остаткам, и никто не напоминает, что клиент ждёт;
• счёт отправлен, но покупателю не перезвонили уточнить, получил ли он его и всё ли сходится;
• клиент звонил повторно с вопросом по своей заявке и попал на другого менеджера, который о ней не знает.

Что изменить в работе оптового отдела

Зафиксируйте понятие «заявка закрыта». Это не «я записал», а одно из двух: покупатель получил расчёт и дал ответ, либо явно отказался. Всё остальное — открытые заявки, и у каждой должен быть ответственный.

Установите два срока: на перезвон по пропущенному звонку и на отправку расчёта после разговора. Первый измеряется минутами, второй — часами, в зависимости от сложности списка.

Отдельно договоритесь, как менеджер передаёт заявку коллеге, если уходит на склад или в отпуск. Передача должна быть явной: с номером клиента, списком позиций и тем, что уже обещано.

Как Lead Control не даёт оптовой заявке выпасть

Первое место потерь — непринятый звонок. Lead Control подключается к АТС поставщика и сразу отправляет ответственному менеджеру уведомление в Telegram: номер, время, сколько человек ждёт. Напоминания идут, пока не состоится настоящий разговор, а не просто попытка набрать.

Второе место — время после разговора. По необходимости менеджер прямо из сообщения ставит себе задачу: «посчитать спецификацию», «отправить счёт», «уточнить остатки и перезвонить». Задача видна руководителю, и если она висит, это заметно.

Третье — повторные звонки. Все обращения одного номера собираются в единую историю, поэтому коллега, взявший трубку, видит, что заявка уже в работе и у кого. Если у вас есть CRM или 1С с API, обращение можно передавать туда — это проверяем на старте.

Как прикинуть, сколько оптовых заявок уходит мимо

Возьмите журнал АТС за месяц и выделите новые номера, которые звонили и не получили разговора в тот же день. Добавьте к ним заявки, по которым расчёт был, но ответа клиента вы так и не получили. Умножьте сумму на вашу обычную долю заявок, дошедших до оплаты, и на средний счёт оптового заказа.

Цифра получится приблизительной, но покажет, на каком из трёх шагов теряется больше и с чего начинать наводить порядок.

Как начать и сколько стоит

Lead Control собирается под ваш процесс: телефонию, состав отдела, правила передачи заявок между менеджерами и складом. Разработка и тест на части команды бесплатные. Платить за пользование нужно, только если сервис оказался полезным на реальных заявках.

Частые вопросы