Как выглядит типичная заявка на металлопрокат

Снабженец строительной компании присылает список: арматура нескольких диаметров с весом, лист горячекатаный определённой толщины, труба профильная, уголок, швеллер, иногда с пометкой «нарезать по 6 метров» и «доставка на объект». Он просит счёт и обычно отправляет тот же список ещё в две-три базы.

Дальше выигрывает скорость и полнота ответа. Кто первым прислал счёт с наличием, ценой резки и сроком доставки, тот и получает оплату. Остальные счета могут прийти уже после того, как деньги ушли.

Заявка на металл почти всегда требует работы: пересчитать метры в тонны, проверить остатки, понять, хватит ли длины прутка без лишних обрезков. Поэтому важно хотя бы быстро подтвердить клиенту, что список взят в работу и к какому часу будет счёт.

Где заявки на металлопрокат теряются

Проблема редко в одном месте. Обычно у базы несколько каналов, и каждый живёт своей жизнью.

  • письмо со спецификацией пришло на общий ящик, и каждый менеджер решил, что его взял кто-то другой;
  • заявка с сайта упала на почту директора, который в командировке;
  • клиент продиктовал список по телефону, менеджер записал на листке и ушёл на склад;
  • по заявке нужен ответ склада о наличии, а склад не ответил менеджеру;
  • клиент позвонил уточнить судьбу заявки, а звонок оказался пропущенным.

Порядок работы с заявками, который можно ввести сразу

Хорошая схема строится на трёх вещах: один вход, один владелец, видимый срок. Это можно организовать даже на общей таблице, если её действительно ведут.

  • Определите, кто разбирает общую почту и форму с сайта и в какие часы.
  • Каждая заявка в течение нескольких минут получает ответственного менеджера.
  • Задайте срок первого ответа клиенту: хотя бы подтвердить, что заявка взята, и назвать время, к которому будет счёт.
  • Если по позициям нужно уточнение склада, вопрос туда уходит сразу с пометкой срочности.
  • Руководитель раз в день смотрит заявки без ответа и самые старые из них.

Почему телефон остаётся главным каналом риска

Письмо хотя бы остаётся в ящике и его можно найти. Звонок без ответа исчезает: номер видно только в журнале АТС, который никто не просматривает. А на металлобазу звонят и с новой заявкой, и с вопросом «где мой счёт» по уже отправленному списку.

Пропущенный звонок клиента, который ждёт счёт, — особенно опасный сигнал. Он уже сравнивает предложения, и если не дозвонился, решение примут без вас.

Как Lead Control помогает с заявками без ответа

Lead Control в первую очередь контролирует телефонные обращения. Он подключается к АТС базы, фиксирует каждый пропущенный звонок и сразу отправляет ответственному менеджеру уведомление в Telegram с номером, временем и тем, сколько клиент уже ждёт. Напоминания идут, пока не состоится реальный разговор.

После разговора менеджер ставит задачу: «выставить счёт по списку», «уточнить наличие листа», «согласовать доставку». Задача тоже под контролем срока. Руководитель на панели видит очередь необработанных обращений, время реакции менеджеров и самые старые зависшие заявки.

Можно ли завести в ту же очередь заявки с сайта или почты, а также связать всё с CRM или 1С, зависит от того, есть ли у этих систем API. Это проверяем на старте.

Условия

Решение собирается под ваши каналы, телефонию и отдел продаж. Разработка и пилот на части менеджеров — бесплатно. Оплата за пользование — только если сервис показал пользу на ваших реальных заявках.

Частые вопросы

Можно ли подключить заявки с сайта, а не только звонки?

Если форма сайта или система, куда она пишет, отдаёт данные по API, — да, это проверяем на первом этапе. Звонки с АТС подключаются в любом случае.

Как понять, что заявка обработана, а не просто открыта?

Для звонков система отличает попытку набора от разговора. Для задач после разговора менеджер отмечает результат кнопкой, а просроченные задачи видны руководителю.

Мы ведём заявки в 1С. Придётся от неё отказаться?

Нет. Lead Control работает рядом с вашей учётной системой. Если у 1С есть доступ по API, обращения и задачи можно связать с ней — это выясняем на старте.