Заявка на расчет металла по спецификации потерялась: где рвётся цепочка и как её связать

Как обычно приходит заявка на металл по спецификации

Снабженец стройки собирает потребность из проекта: арматура нескольких диаметров, лист, профильная труба, уголок, швеллер, иногда с резкой в размер и доставкой на объект. Список уходит файлом Excel или PDF на общую почту базы или на личный адрес менеджера, которого он знает.

Почти всегда письмо сопровождается звонком: «отправил, посмотрите», «когда будет счёт», «а лист есть в наличии». Получается, что одна заявка живёт в двух местах сразу — в почте и в телефоне. И если хотя бы одно звено выпало, заявка висит без движения.

Где именно спецификация пропадает

Разберите несколько последних потерянных заявок, и обычно найдутся одни и те же места разрыва. Ни одно из них не связано с плохим отношением к клиенту — это просто отсутствие правила.

• письмо пришло на общий ящик, каждый менеджер решил, что его взял кто-то другой;
• файл ушёл на почту менеджера, который в отпуске или на больничном;
• прораб позвонил уточнить, звонок не взяли, а перезвонить забыли;
• менеджер начал считать, отвлёкся на отгрузку и вернулся к списку только вечером;
• в спецификации неясная позиция, менеджер отложил её до уточнения и не позвонил с вопросом.

Порядок приёма спецификаций, который можно ввести завтра

Самое полезное правило — у каждой спецификации появляется владелец в момент получения, а не в момент, когда кто-то до неё дошёл. Для этого не нужна новая программа, достаточно договорённости и дисциплины.

Второе правило — клиент слышит срок. Не «посчитаем», а «счёт будет до 15:00» или «до 15:00 перезвоню с вопросами по позициям». Названный срок сразу превращает разговор в задачу, которую можно проверить.

• один адрес для спецификаций и дежурный, который разбирает его каждые полчаса;
• ответ клиенту «получили, считает такой-то менеджер» в течение короткого времени;
• неясные позиции — звонок клиенту сразу, а не в конце расчёта;
• постоянных клиентов передавать закреплённому менеджеру, новых — по очереди;
• в конце дня — сверка: какие спецификации получены, по каким нет счёта.

Как Lead Control держит заявку на расчет металла под контролем

Lead Control в первую очередь контролирует звонки — а звонок «я отправил спецификацию» и есть надёжная метка того, что заявка существует. Система подключается к телефонии базы и фиксирует каждый неотвеченный вызов. Ответственный менеджер получает уведомление в Telegram: номер, время, сколько клиент уже ждёт, и кнопки действий.

Напоминания идут, пока не состоится реальный разговор, а не просто попытка набора. После разговора менеджер может поставить себе задачу — например, «выставить счёт по спецификации» со сроком, — и система напомнит о ней. Руководитель видит на панели самые старые необработанные обращения и время реакции по каждому сотруднику.

Если спецификации приходят на почту или через форму сайта, их тоже можно завести в общую очередь — но только через интеграцию. Есть ли у вашей почты, сайта или CRM подходящий API, проверяем на старте.

Сколько стоит попробовать

Lead Control собирается под вашу телефонию, состав отдела продаж и порядок работы со спецификациями. Разработка и тест на части менеджеров — бесплатно. Платить за пользование нужно, только если сервис оказался полезным на ваших реальных заявках.

Чтобы оценить, есть ли смысл заниматься вопросом, посчитайте сами: сколько спецификаций за прошлый месяц так и не получили счёт, и умножьте на вашу обычную долю счетов, которые оплачиваются, и средний чек отгрузки.

Частые вопросы