Заявки на расчёт перевозки теряются: как довести каждый запрос ставки до ответа

Почему запрос ставки — самая хрупкая заявка

Расчёт перевозки нельзя дать сразу. Нужно уточнить вес и объём, тип кузова, способ загрузки, дату, адреса, потом найти перевозчика и сверить его ставку со своей маржой. Между вопросом клиента и ответом проходят часы, и всё это время заявка держится только на памяти логиста.

Грузовладелец при этом редко ждёт одну компанию. Тот же запрос он отправляет нескольким экспедиторам, и груз часто уходит тому, кто первым ответил с понятной ставкой. Ставка к тому же быстро устаревает: сегодня машина на направление есть, через два дня её уже нет.

Где именно пропадают заявки на расчёт

Если разобрать недоведённые запросы за пару недель, почти все они попадут в одну из этих точек:

• звонок пропущен, пока логист договаривался с перевозчиком на другой линии;
• расчёт обещан устно и нигде не записан — ни в таблице, ни в CRM;
• логист ждёт ставку от перевозчика и не возвращается к клиенту, когда она приходит;
• расчёт отправлен на почту, но никто не уточнил, получил ли его клиент и что решил;
• грузовладелец перезвонил и попал на другого логиста, который не знает про первый запрос.

Правила, которые можно ввести уже завтра

Большую часть потерь убирают простые договорённости внутри отдела. Важно, чтобы их выполнение было видно, а не держалось на честном слове.

• Фиксируйте каждый запрос ставки: дата, направление, параметры груза, кто взял в работу.
• Называйте клиенту конкретное время ответа и записывайте его рядом с заявкой.
• Если перевозчик задерживает ставку, сделайте промежуточный звонок клиенту, а не молчите.
• Через оговорённое время после отправки расчёта звоните и спрашивайте о решении.
• Пропущенный звонок в рабочее время — перезвон в течение 10–15 минут: это может быть груз на сегодня.
• Руководитель раз в день смотрит не число звонков, а список обещанных расчётов без ответа.

Срочные расчёты и догрузка живут несколько часов

Запрос вида «есть пять тонн, нужна машина завтра утром» или «возьмёте сборный груз в рейс, который уходит вечером» имеет короткий срок жизни. Перезвон на следующий день по такому звонку бесполезен: груз уже уехал с тем, кто ответил.

Такие звонки нередко приходят ближе к концу дня, когда часть логистов уже ушла. Если у вас нет дежурного, решите хотя бы, кто получает пропущенные вечером и в выходные, и как быстро он обязан перезвонить.

Как Lead Control удерживает заявки на расчёт перевозки

Lead Control подключается к телефонии компании: офисной или виртуальной АТС, мобильной АТС оператора, если оператор отдаёт события звонков по API, — это проверяем на старте. Пропущенный звонок сразу превращается в уведомление в Telegram ответственному логисту: номер, время, сколько клиент уже ждёт, при наличии данных — источник обращения. В уведомлении есть кнопки действий.

Система напоминает о звонке, пока не состоится реальный разговор, и отличает «набрал, не дозвонился» от «поговорил». Если технического статуса нет, логист подтверждает разговор вручную. Повторные звонки того же грузовладельца собираются в одну историю, поэтому второй логист видит, что запрос уже был.

После разговора можно ставить задачу вида «отправить расчёт до 16:00» — формат таких задач настраивается на старте под ваш процесс. Руководитель видит на панели очередь необработанных обращений, время реакции логистов и самые старые зависшие звонки.

Сколько это стоит

Lead Control собирается под вашу телефонию, роли и привычный порядок работы. Разработка и пилот на части отдела бесплатны. Платить за пользование нужно, только если сервис оказался полезным на ваших реальных заявках. Подключение CRM или учётной системы возможно, если у неё есть API, — проверяем на старте.

Частые вопросы