Кто звонит после окончания рабочего дня

Вечерние звонки в транспортную компанию не случайны. Менеджер по закупкам на стороне клиента узнаёт об отгрузке в конце дня и начинает искать машину на утро. Склад сообщает, что загрузка переносится. Водитель застрял на выгрузке и не понимает, куда ехать дальше. Перевозчик предлагает машину, которая освободилась в нужном вам регионе.

Часть этих звонков может подождать до утра, часть — нет. Проблема в том, что без системы никто не знает, какие звонки были вечером, пока кто-то не откроет журнал АТС на следующий день.

Три модели работы с вечерними звонками

Выбор зависит от того, сколько у вас вечерних обращений и насколько они срочные. Выберите одну модель и запишите её, иначе каждый вечер будет решаться по-разному.

  • дежурный логист: по графику один человек отвечает за вечерние пропуски и перезванивает в пределах оговорённого времени;
  • отложенный перезвон: вечером никто не отвечает, но все пропуски попадают в очередь, которую разбирают первым делом утром;
  • смешанная схема: звонки текущих рейсов — дежурному сразу, новые запросы — утром до начала планёрки.

Как не потерять звонки до утра

Даже если вечером никто не дежурит, звонок должен оставить след, который утром невозможно пропустить. Для этого не нужна сложная система, нужна дисциплина.

Утренний разбор — первое дело в начале смены, а не после почты и планёрки. Ответственный выгружает пропущенные с вечера и ночи, делит их между логистами и отмечает, по каким уже был разговор. Начинать стоит с самых старых: человек, который звонил в семь вечера, ждёт дольше остальных.

Предупредите звонящих. Если в нерабочее время номер просто гудит, человек не понимает, позвонил ли он туда. Короткое сообщение с графиком работы и обещанием перезвонить утром показывает, что звонок не пропал в пустоту.

Как дежурство не превращается в формальность

Дежурный логист дома по вечерам будет пропускать звонки — он ужинает, едет, гуляет с детьми. Это не саботаж, а реальность. Поэтому важно, чтобы он получал не просто звонок, который можно не услышать, а сообщение, которое останется на экране и будет напоминать, пока он не перезвонит.

И руководитель должен видеть, как прошло дежурство: сколько было звонков, через сколько по каждому был разговор и что осталось на утро. Без этого через месяц дежурство останется только в графике.

Как Lead Control работает с вечерними звонками

Lead Control подключается к вашей телефонии и фиксирует каждый непринятый звонок, в том числе в нерабочее время. Ответственный получает уведомление в Telegram: номер, время, сколько звонящий ждёт. Напоминания идут, пока не состоится разговор, а не просто попытка набора.

Если вы выбрали дежурство, уведомления получает дежурный логист. Утром все вечерние звонки, по которым не было разговора, видны в очереди необработанных, а самые старые — наверху. Отправку пропусков дежурному по графику и переход очереди на утреннюю смену настраиваем на старте, возможность проверяем под вашу АТС.

Руководитель видит в панели, сколько звонков пришло после окончания рабочего дня и как быстро по ним реагировали. Это помогает понять, нужно ли дежурство вообще или хватит утреннего разбора.

Запуск

Начинаем с проверки, какие события звонков отдаёт ваша телефония в нерабочее время. Разработку и пилот делаем бесплатно, оплачивать пользование нужно, только если сервис оказался полезным.

Частые вопросы

Как понять, нужен ли дежурный логист?

Посчитайте за месяц пропущенные после окончания рабочего дня и в выходные, отметьте, какие из них были по текущим рейсам, а какие новые. Если срочных много, дежурство окупается, если мало — хватит утреннего разбора.

Работает ли это в выходные?

Да, события звонков фиксируются в любой день. Кому отправлять уведомления в субботу и воскресенье, решаете вы, а настройку графика проверяем на старте.

Звонят на мобильный логиста, а не в офис. Это тоже увидим?

Если номер подключён к мобильной или виртуальной АТС и оператор отдаёт события звонков — да. Иначе предложим перевести этот номер в телефонию компании.