Заявки на расчет металлоконструкций теряются: путь от звонка до КП без провалов

Этапы, через которые проходит заявка на расчёт

Расчёт металлоконструкций — не мгновенный ответ по прайсу. Сначала нужно понять задачу заказчика, получить исходные данные, посчитать металлоёмкость и трудоёмкость, согласовать с производством сроки, и только потом отправить предложение. На каждом шаге работает другой человек.

Если представить путь заявки как цепочку, то обрыв на любом звене выглядит для заказчика одинаково: ему не ответили.

• первичный контакт: звонок, письмо или форма на сайте;
• сбор исходных данных: чертежи, эскиз, нагрузки, сроки, место монтажа;
• расчёт в техотделе или у сметчика;
• подготовка и отправка коммерческого предложения;
• уточнение решения и доработка условий.

Где заявки теряются чаще всего

Первая точка — сам звонок. Заказчик позвонил, менеджер был занят, номер остался в журнале, и до этапа расчёта дело просто не дошло. Такая потеря даже не попадает в статистику заявок, потому что заявки ещё нет.

Вторая — передача в расчёт. Менеджер договорился, что заказчик пришлёт эскиз, но не поставил себе задачу проверить, пришёл ли он. Заказчик отправил его на общую почту, и в техотдел он не попал.

Третья — после отправки КП. Предложение ушло, а о том, что нужно перезвонить и уточнить решение, никто не вспомнил. Заказчик тем временем получил КП ещё от двух заводов и выбрал того, кто проявил интерес.

Как выстроить учёт заявок на расчёт без сложной системы

Для начала достаточно таблицы с пятью столбцами: заказчик, дата обращения, кто ведёт, текущий этап, срок следующего действия. Главное правило — у заявки не может быть пустого срока.

Зафиксируйте нормы для каждого этапа. Например: перезвон по пропущенному звонку — в течение получаса, запрос исходных данных — в тот же день, срок расчёта называется заказчику при приёме данных, звонок после КП — через один-два рабочих дня.

Раз в неделю руководитель проходит по заявкам, у которых срок прошёл, и разбирает причину с конкретным сотрудником. Это занимает полчаса и быстро показывает, где реальное узкое место.

Как Lead Control закрывает первое звено цепочки

Lead Control начинает с того, что чаще всего не видно: со звонков, которые так и не стали заявкой. Система подключается к телефонии и каждый пропущенный вызов отправляет ответственному в Telegram с номером, временем и сколько заказчик ждёт. Напоминания идут, пока не состоится разговор.

После разговора менеджер может поставить задачу, привязанную к этому заказчику: запросить исходные данные, передать в расчёт, отправить КП, перезвонить за решением. Набор задач и сроки настраиваются под ваш процесс. Если заказчик звонит повторно, его звонки и задачи видны в одной истории.

Руководитель на панели видит необработанные звонки, время реакции менеджеров и самые давние незакрытые обращения. Если у вас есть CRM с API, заявку можно передавать туда — это проверяем на старте.

Сколько стоит попробовать

Мы не продаём готовую коробку: сервис собирается под вашу телефонию, отдел продаж и техотдел. Разработка и пилот на части сотрудников бесплатны, платить за пользование нужно, только если сервис оказался полезен на ваших заявках.

Для самостоятельной оценки умножьте число потерянных за месяц обращений на долю расчётов, которые у вас обычно доходят до заказа, и на среднюю сумму заказа.

Частые вопросы