Заявка на расчет по чертежу потерялась: как исправить сейчас и не повторить

Что сделать в первый час, когда пропажа обнаружилась

Обычно о потере узнают от самого заказчика: он звонит спросить, где расчёт, а выясняется, что чертёж никто не видел. Или менеджер случайно находит письмо недельной давности. В обоих случаях медлить нельзя.

Не пытайтесь сначала найти виноватого. Задача — вернуть заказчика в процесс, пока у него ещё есть желание с вами работать.

• найдите исходный файл: общая почта, личная почта менеджера, мессенджеры, папка сканов;
• позвоните заказчику сами, не ждите следующего его звонка;
• коротко признайте задержку и не перекладывайте ответственность на техотдел;
• назовите реалистичный срок расчёта и уточните, не изменилось ли что-то в задаче;
• поставьте себе контрольный звонок на день, когда обещали расчёт.

Как заявка с чертежом выпадает из процесса

Типичный сценарий выглядит так. Заказчик звонит, менеджер говорит: «Пришлите чертёж на почту, посчитаем». Разговор закончен, задачи нет. Чертёж приходит на общий ящик, который разбирает секретарь, или на почту менеджера, который на следующий день уходит на больничный.

Звонок и письмо существуют отдельно друг от друга. Никто не знает, что этот файл — продолжение конкретного разговора и что заказчику уже пообещали ответ.

• договорённость о расчёте не зафиксирована ни в одной системе;
• чертёж пришёл в формате, который не открылся, и его отложили;
• файл передали в техотдел без контакта заказчика и срока;
• менеджер, принявший звонок, ушёл в отпуск, а замена о заявке не знает;
• заказчик не дозвонился уточнить статус, и его пропущенный звонок никто не связал с чертежом.

Правила, чтобы чертежи больше не терялись

После каждого разговора, где заказчик обещает прислать чертёж, менеджер ставит себе задачу с датой: проверить, что файл пришёл. Если к сроку файла нет, менеджер сам звонит заказчику.

Когда чертёж получен, менеджер отвечает заказчику коротким подтверждением и называет срок расчёта. Это сразу снимает тревогу и дисциплинирует внутри: срок озвучен — его надо выполнить.

Передача в техотдел идёт с полным набором: файл, контакт заказчика, срок, ответственный менеджер. Отдельная общая почта для чертежей с понятными правилами разбора тоже помогает.

Как Lead Control связывает звонки и задачи по расчёту

Lead Control работает с телефонными звонками. Каждый пропущенный вызов отправляется ответственному в Telegram с номером, временем и тем, сколько заказчик ждёт, а напоминания приходят до настоящего разговора. Если заказчик звонит узнать статус расчёта, этот звонок не потеряется.

После разговора менеджер ставит задачу прямо из уведомления: дождаться чертежа, передать в расчёт, перезвонить с ценой. Набор задач настраиваем под ваш порядок. Если звонящий уже обращался, вся история его звонков и задач видна сразу — понятно, что речь о том самом чертеже.

Руководитель видит на панели самые старые незакрытые обращения. Заявка, которая неделю висит без движения, становится заметной задолго до того, как заказчик позвонит с претензией.

Как попробовать

Сервис настраивается под вашу телефонию и роли сотрудников. Разработка и тест на части команды бесплатны. Продолжать за плату имеет смысл, только если сервис оказался полезным в вашей работе. Подключение CRM возможно при наличии API — это проверяем на старте.

Перед пилотом полезно оценить, сколько таких историй было у вас. Поднимите письма с чертежами за последний квартал и проверьте, по каждому ли из них заказчик получил расчёт в обещанный срок. Те, что остались без ответа или ответ ушёл с опозданием, умножьте на вашу обычную долю расчётов, переходящих в заказ, и на средний чек.

Частые вопросы