Уведомления о пропущенных звонках для застройщика: как сделать, чтобы они работали

Почему обычные оповещения в отделе продаж новостроек не срабатывают

У многих застройщиков оповещения формально есть: АТС присылает письмо о пропущенном вызове, CRM подсвечивает новый звонок, виджет на сайте отправляет сообщение в общий чат. Проблема в том, что всё это приходит всем сразу и никому лично.

Когда сообщение видят пятеро менеджеров, каждый рассчитывает, что перезвонит кто-то другой. Когда оно приходит в почту, его читают через пару часов. А когда в общем чате смешаны звонки по трём ЖК, отчёты маркетолога и вопросы по ипотеке, нужное сообщение просто прокручивается вверх.

• оповещение не адресовано конкретному менеджеру;
• в нём нет проекта и источника, поэтому непонятно, с чего начать разговор;
• после одного сообщения ничего не происходит, даже если никто не перезвонил;
• руководитель узнаёт о потерянном покупателе только из жалобы или не узнаёт вовсе.

Что должно быть в уведомлении о пропущенном звонке покупателя

Хорошее уведомление позволяет перезвонить, не открывая ни CRM, ни журнал вызовов. Менеджер в шоуруме или на экскурсии по стройплощадке читает его за несколько секунд и сразу понимает, что делать.

• номер покупателя и время звонка;
• сколько минут клиент уже ждёт ответа;
• на какой номер звонили: какой ЖК, какая очередь или рекламная кампания, если это известно;
• звонил ли этот номер раньше и с кем уже общался;
• кнопки действий: перезвонил, не дозвонился, нецелевой звонок.

Кому отправлять уведомление и что делать, если никто не реагирует

Удобнее всего привязать ответственного к номеру: у каждого ЖК или рекламного канала свой номер и свой менеджер или дежурный. Если номер общий, звонки можно распределять по очереди или по графику смен в офисе продаж.

Важно заранее договориться, что происходит, если ответственный не реагирует. Он может быть на сделке в МФЦ, на встрече с покупателем или в отпуске. Правило должно быть простым: через какое время напоминание повторяется и в какой момент вопрос видит руководитель отдела продаж.

Практические правила, которые можно ввести уже сейчас

Даже без новой системы отдел продаж застройщика может навести порядок в перезвонах. Главное, чтобы правила были записаны и их выполнение можно было проверить.

• Составьте таблицу: номер, ЖК, ответственный, заместитель на время отсутствия.
• Задайте срок перезвона в рабочее время и отдельное правило для вечера и выходных.
• Договоритесь, что звонок закрыт только после разговора, а не после попытки набрать.
• Раз в день разбирайте список звонков, по которым разговора так и не было.
• Нецелевые звонки отмечайте отдельно, чтобы они не мешали оценивать рекламу.

Как устроены уведомления в Lead Control

Lead Control подключается к телефонии застройщика: офисной, виртуальной или мобильной АТС, если она отдаёт события звонков по API. Как только звонок пропущен, ответственный получает уведомление в Telegram с номером, временем, временем ожидания и, если данные доступны, проектом и источником обращения.

Напоминания продолжаются, пока не состоится реальный разговор. Система отличает «набрал, но не дозвонился» от «поговорил»; если АТС не передаёт такой статус, менеджер подтверждает разговор кнопкой. Руководитель в панели видит очередь необработанных звонков, время реакции по сотрудникам и самые старые обращения.

Кому и через сколько минут уходит повторное напоминание, как распределяются звонки между ЖК и сменами, настраивается под ваш процесс при разработке.

Условия запуска

Это не коробочная программа: сервис собирается под вашу телефонию, CRM, проекты и роли. Разработка и тест на части отдела продаж бесплатны. Платить за пользование нужно, только если сервис оказался полезным на ваших звонках.

Что именно отдаёт ваша АТС и можно ли подтянуть данные из CRM, проверяем на старте. Если каких-то данных нет, предлагаем упрощённый вариант, который всё равно доводит пропущенный звонок до перезвона.

Частые вопросы