Почему выходные для отдела продаж новостроек — не тихие дни

Многие покупатели квартир выбирают жильё в свободное от работы время. В будни они смотрят планировки и сравнивают комплексы, а в выходные звонят, чтобы записаться на показ, или приезжают в офис продаж всей семьёй.

Реклама ЖК при этом работает без перерыва: объявления на площадках и в поиске показываются и в субботу вечером, и в воскресенье утром. Если отдел в эти дни отвечает через раз, оплаченные звонки накапливаются до понедельника.

Что происходит в офисе продаж в субботу

На смене двое-трое менеджеров вместо полного состава. Визиты идут по записи один за другим, в шоуруме несколько семей одновременно, кто-то повёл покупателей на объект. Телефон звонит в самый неудобный момент.

Часть звонков уходит на мобильные менеджеров, у которых выходной. Они видят пропущенный вечером или в понедельник, а другие сотрудники о таком звонке вообще не знают.

  • менеджер на смене занят живым покупателем и не может прервать показ;
  • звонок на номер сотрудника, который сегодня отдыхает;
  • покупатель позвонил дважды за день и оба раза не дозвонился;
  • в воскресенье вечером офис закрыт, а звонки по рекламе продолжаются.

Как организовать выходные в отделе продаж ЖК

Подходов несколько, и их можно сочетать.

  • Дежурный по телефону: один человек на смене не ведёт показы, а отвечает на звонки и перезванивает по пропущенным.
  • Скользящий график: дежурство по очереди, чтобы нагрузка не ложилась на одних и тех же людей.
  • Переадресация с номеров отдыхающих менеджеров на дежурного, чтобы их звонки не повисали.
  • Отдельный срок перезвона для выходных, например в течение часа, и понятное правило, что делать с поздними вечерними звонками.

Понедельник: как разобрать накопившиеся звонки

Даже при дежурстве часть звонков останется на понедельник. Важно разбирать их по порядку, а не по тому, кто первым увидел номер в журнале.

Начинайте с тех, кто ждёт дольше всех, и с тех, кто звонил несколько раз. Затем — звонки с рекламы конкретных ЖК, по которым в выходные шла активная реклама. Результат по каждому номеру фиксируйте: поговорили, не дозвонились, назначили показ.

Как Lead Control помогает в выходные

Lead Control фиксирует пропущенный звонок и сразу отправляет уведомление в Telegram тому, кто сейчас отвечает за линию: номер, время, сколько человек ждёт и, если есть данные, ЖК или источник. Правило, кому уходят звонки в выходные — дежурному по графику или закреплённому менеджеру, — подбираем под ваш процесс; как его реализовать на вашей телефонии, проверяем на старте.

Напоминания продолжаются, пока не состоится разговор, поэтому звонок не растворяется между субботой и понедельником. Если покупатель звонил несколько раз, все попытки видны в одной истории.

В понедельник утром руководитель открывает панель и видит очередь необработанных звонков с временем ожидания и самые старые обращения. Сразу понятно, сколько звонков осталось с выходных и кто ими занимается.

С чего начать

Сервис подстраивается под ваш график офиса продаж, номера и состав смен. Разработка и пилот на части отдела — бесплатно, оплата за пользование — только если сервис оказался полезным. Подключение CRM возможно, если у неё есть API, — проверяем на старте.

Частые вопросы

Нужно ли держать полный состав отдела в выходные?

Не обязательно. Часто достаточно дежурного, которому сразу приходят пропущенные звонки, и прозрачной очереди на понедельник. Решение зависит от того, сколько визитов у вас в выходные.

Будут ли уведомления приходить менеджерам, у которых выходной?

Это вопрос настройки: обычно звонки в выходные направляют дежурному, а не всему отделу. Как это сделать на вашей телефонии и графике, проверяем на старте.

Как понять, хватает ли одного дежурного на выходные?

Посмотрите выгрузку звонков за несколько суббот и воскресений: сколько входящих приходится на часы визитов и сколько из них остались без разговора. Если очередь у дежурного стабильно растёт к вечеру, стоит добавить второго человека на пиковые часы.

Что руководитель увидит в понедельник?

Список звонков без разговора с временем ожидания, повторные обращения и то, кто из сотрудников уже взял звонки в работу.