Прорабы не дозваниваются до поставщика стройматериалов: как отвечать объектам быстро

Чем звонок прораба отличается от обычного входящего

Прораб звонит не чтобы прицениться, а чтобы решить проблему сегодня. Закончились смеси для штукатурки, не хватило двух поддонов газобетона на перегородки, кровельщики ждут доборные элементы, плотникам нужен брус на стропила. Каждый час простоя бригады стоит подрядчику денег, и прораб это хорошо понимает.

Поэтому его терпение короткое. Если поставщик не взял трубку два раза подряд, прораб открывает контакты и набирает другую базу. А в следующий раз он может начать уже с неё.

Почему прорабы не могут дозвониться

Со стороны поставщика всё выглядит нормально: телефоны работают, менеджеры на месте. Но звонки с объектов приходят неравномерно и часто в неудобное время.

• ранним утром, до начала рабочего дня офиса, когда бригады уже на объекте;
• в момент, когда менеджер на складе контролирует погрузку машины и не слышит телефон;
• на мобильный менеджера, который в отпуске или уволился, а номер остался у прораба в контактах;
• на общий номер, где звонок ставят в очередь, а прораб с шумного объекта не дожидается ответа;
• повторные звонки одного прораба никто не связывает в одну историю и не видит, что он набирает уже третий раз.

Как поставщику стройматериалов наладить связь с объектами

Закрепите за каждым крупным подрядчиком менеджера и заместителя. Прораб должен знать, кому звонить, а у поставщика должно быть видно, кто отвечает, если основной менеджер недоступен.

Решите вопрос раннего утра. Если объекты начинают работу раньше офиса, нужен человек, который принимает звонки с этого времени, или хотя бы правило: все утренние пропуски перезваниваются первыми, до любых других дел.

Повторный звонок с одного номера за короткое время считайте срочным. Это почти всегда значит, что на объекте что-то стоит, и перезвонить нужно немедленно.

Что проверить по журналу звонков за неделю

Прежде чем что-то менять, посмотрите на собственные данные. Выгрузите из АТС пропущенные за неделю и отметьте номера подрядчиков, с которыми вы уже работаете.

Если хочется оценить цену вопроса, умножьте число прорабов, которые так и не получили ответа в тот же день, на обычную долю таких звонков, заканчивающихся отгрузкой, и на средний счёт за довоз на объект. Это ориентир для решения, а не прогноз.

• сколько звонков с объектов пришло до открытия офиса;
• сколько раз один и тот же номер набирал подряд, не дождавшись ответа;
• через какое время в среднем следовал перезвон и у кого из менеджеров дольше.

Как Lead Control помогает отвечать прорабам

Lead Control подключается к телефонии поставщика: офисной, виртуальной или мобильной АТС, если она отдаёт события по API. Как только звонок прораба остался без ответа, менеджер получает уведомление в Telegram с номером, временем и тем, сколько человек уже ждёт.

Сообщение приходит на телефон, поэтому его видно и на складе, и в машине. Напоминания продолжаются, пока менеджер не поговорит с прорабом по-настоящему. Набрал и не дозвонился — задача остаётся открытой.

Все звонки одного номера собираются в единую историю, поэтому менеджер видит, что прораб звонил уже несколько раз. Руководитель на панели видит, какие обращения висят дольше всего и кто из менеджеров реагирует медленнее остальных.

Пилот без оплаты

Решение собирается под вашу телефонию и то, как у вас распределены подрядчики между менеджерами. Разработка и тест на части команды бесплатные.

Если за время пилота стало видно, что прорабы перестали теряться, продолжаете пользоваться сервисом за оплату. Если пользы нет — просто прекращаете.

Частые вопросы