Контроль звонков в компании по спецтехнике: аренда, продажи и сервис в одной картине

Почему в компании по спецтехнике звонки расползаются

Типичная картина: общий номер на сайте ведёт к диспетчеру аренды, номер в объявлениях о продаже — на мобильный менеджера, сервис принимает заявки на свой номер, а запчасти — на свой. Каждый сотрудник видит только свой журнал вызовов.

Клиент при этом не разбирается в структуре компании. Прораб, которому срочно нужен автокран на завтра, звонит на первый найденный номер. Если там занято или не берут, он не ищет другую линию, а звонит следующей компании.

Что именно контролировать

Запись разговоров и подсчёт минут разговора отвечают на вопрос качества беседы. Но сначала нужно убедиться, что беседа вообще состоялась. Для этого достаточно нескольких вещей.

• какие звонки остались без ответа и по какой линии;
• через сколько минут клиенту перезвонили и кто это сделал;
• закончился ли перезвон разговором или только попыткой набора;
• какие пропущенные висят дольше всего;
• звонит ли клиент повторно, потому что ему так и не ответили.

Порядок, который можно навести своими силами

Прежде чем подключать что-либо, стоит разложить линии и обязанности на бумаге. Это занимает час и сразу показывает слабые места.

• Выпишите все номера компании, включая мобильные номера менеджеров в объявлениях, и для каждого назовите ответственного.
• Решите, кто подхватывает линию, когда её хозяин в отпуске, на объекте или на другой линии.
• Задайте срок перезвона в рабочее время и отдельное правило для звонков рано утром, когда начинаются смены на объектах.
• Раз в день проверяйте не общий журнал вызовов, а список звонков, по которым разговора так и не было.

Утренние часы и выходные — отдельная зона риска

Строительные бригады начинают рано, и заявки на технику часто приходят до начала рабочего дня офиса: сломался свой погрузчик, нужен самосвал на вывоз грунта, не приехал подрядчик. Если в это время никто не отвечает, к девяти утра клиент уже договорился с другими.

Здесь помогает не только дежурство, но и прозрачность: дежурный должен понимать, что его пропущенные видны, а утренняя смена — получить список того, что накопилось за ночь, с номерами и временем.

С выходными похожая история. Многие частные застройщики планируют работы на субботу и звонят в пятницу вечером или в выходной утром. Если на это время нет хотя бы дежурного с понятным сроком перезвона, такие клиенты уходят к тем, кто взял трубку.

Как Lead Control контролирует звонки в компании по спецтехнике

Lead Control подключается к телефонии компании и фиксирует каждый пропущенный звонок по всем подключённым линиям. Ответственный за линию сотрудник сразу получает уведомление в Telegram: номер, время, сколько клиент уже ждёт и, если есть данные, рекламный источник. Кнопки действий позволяют отметить результат прямо из сообщения.

Система напоминает о звонке, пока не состоится реальный разговор, и отличает его от попытки «набрал, не дозвонился». Руководитель видит в панели очередь необработанных обращений, время реакции по сотрудникам и самые давние звонки — по аренде, продажам и сервису сразу.

• все линии компании под одним контролем;
• повторные звонки клиента собираются в одну историю;
• подключение CRM или учётной системы — если у них есть API, проверяем на старте.

Условия

Мы настраиваем Lead Control под вашу АТС, набор линий и роли сотрудников. Разработку и тестовый запуск на одной-двух линиях делаем бесплатно. Оплата за пользование начинается, только если вы увидели от сервиса пользу.

Частые вопросы