Компания по аренде спецтехники пропускает звонки: где теряются заказы и как это остановить

Сколько дверей у компании, через которые заходит клиент

Посчитайте, по каким номерам вам реально звонят. Номер на сайте и в рекламе, номера в объявлениях на площадках, отдельный телефон для каждого региона или филиала, мобильные менеджеров, которые давно раздали визитки прорабам. Плюс телефон механика или старшего водителя, на который по старой памяти звонят постоянные заказчики.

Каждый из этих каналов живёт своей жизнью. На офисную АТС звонки ещё видны в журнале, а пропущенные на личный мобильный не видит никто, кроме владельца телефона. Если менеджер в отпуске или уволился, его номер продолжает принимать заказы в пустоту.

Почему пропуски не видны владельцу бизнеса

В отчётах обычно есть количество заказов и выручка, но нет числа звонков, после которых ничего не произошло. Клиент, которому нужен экскаватор-погрузчик на объект завтра к семи утра, не оставит жалобу. Он просто наберёт следующую компанию из выдачи.

Сотрудники тоже не скрывают пропуски специально. Диспетчер координирует выход машин, менеджер считает смену для крупного объекта, и звонок, который пришёл в этот момент, мысленно откладывается. Когда до него доходит очередь, клиент уже договорился с другими.

• пропущенный на мобильном менеджера не попадает ни в какой отчёт;
• занятая линия диспетчера выглядит для клиента как «не берут трубку»;
• звонок в субботу на офисный номер разбирают в понедельник, если вообще разбирают.

Как остановить пропуск звонков в компании по аренде спецтехники

Начните с инвентаризации и простых правил. Их можно ввести на этой же неделе, без новых программ.

• Составьте список всех номеров, которые указаны в рекламе, объявлениях, на технике и в документах, и отметьте, кто за каждый отвечает.
• Переведите рекламные и региональные номера на общую телефонию, чтобы звонок не зависел от одного личного телефона.
• Назначьте владельца каждого пропущенного: по номеру, по региону или по очереди дежурства.
• Задайте срок ответа в рабочее время и отдельно — правило для вечера и выходных.
• Считайте обработанным только звонок, по которому был разговор, а не попытку набрать.
• Раз в день открывайте список пропущенных без разговора, а не общее число вызовов.

Как оценить, во что обходятся пропуски

Возьмите журнал звонков за две недели по всем номерам, которые удалось собрать. Отберите пропущенные, по которым в тот же день не было состоявшегося разговора. Умножьте их количество на стоимость обращения из рекламного кабинета.

Это расход, который не превратился даже в разговор. Если хочется оценить и упущенную выручку, умножьте ту же цифру на долю заявок, которые у вас обычно доходят до выезда техники, и на среднюю сумму заказа. Все числа — ваши собственные, их легко пересчитать каждый месяц.

Что берёт на себя Lead Control

Lead Control подключается к вашей телефонии: офисной АТС, виртуальной АТС или мобильной АТС оператора, если оператор отдаёт события звонков по API. Пропущенный вызов фиксируется сразу, и ответственный получает уведомление в Telegram: номер клиента, время звонка, сколько он уже ждёт и, если такие данные есть, с какого рекламного номера или региона пришло обращение.

Уведомление не исчезает после первого нажатия. Система напоминает, пока не состоится реальный разговор, и отличает «набрал, не дозвонился» от «поговорил». Если телефония не передаёт такой статус, сотрудник подтверждает разговор кнопкой.

Руководитель видит на панели очередь необработанных звонков, время реакции каждого сотрудника, самые старые обращения и, где доступны данные о расходах, аналитику рекламных источников.

Как устроен запуск

Lead Control не продаётся коробкой: мы настраиваем его под ваши номера, роли диспетчеров и менеджеров, деление по регионам. Разработка и пилот на части команды бесплатны. Платить за пользование нужно, только если сервис оказался полезным на ваших реальных звонках.

Подключение CRM, сайта или учётной системы проверяем на старте: если у них есть API, данные подтягиваются, если нет — работаем на уведомлениях и панели.

Частые вопросы