Звонки на аренду спецтехники ночью и рано утром: как не потерять заказ на завтра

Кто звонит в нерабочее время и зачем

Ночные и поздние звонки обычно срочные. Прорабу к шести утра нужен самосвал под вывоз грунта, потому что заказанная машина сломалась. Подрядчику на ночной заливке требуется замена автобетононасоса. Кто-то планирует работы на завтра и в одиннадцать вечера обзванивает компании, чтобы утром уже знать, кто подаст технику.

Такой клиент не готов ждать до девяти утра. Если на звонок никто не отреагировал, он к утру уже договорился с теми, кто взял трубку или быстро перезвонил.

Отдельная история — выходные и праздники. Стройка в субботу работает, а офис закрыт, и звонки с площадок о срочной замене техники приходят на номер, который до понедельника никто не смотрит. Правила для ночи стоит сразу распространить и на эти дни.

Три способа принимать ночные заказы

Выбор зависит от того, сколько у вас ночных звонков и есть ли техника, которую реально выпустить ночью или ранним утром.

• Круглосуточный диспетчер — оправдан, если ночных заказов много и машины работают в несколько смен.
• Дежурный по графику, на телефон которого уходят пропущенные звонки ночью: отвечает на срочные и решает, что можно отложить до утра.
• Без ночного дежурства, но с обязательным утренним перезвоном всем, кто звонил ночью, до начала рабочего дня диспетчерской.

Как организовать звонки на аренду спецтехники ночью без лишних затрат

Даже если круглосуточная смена вам не нужна, ночные звонки можно перестать терять.

• Проверьте, что телефония фиксирует звонки в нерабочее время как пропущенные, а не просто отбивает их.
• Если включаете автоответчик, пусть он говорит, когда перезвонят, а не только часы работы.
• Составьте график ночных дежурных и замену на случай болезни.
• Определите, какие заказы дежурный может подтвердить сам, а какие требуют утреннего решения: свободна ли машина, есть ли машинист, нужен ли пропуск на объект.
• Утром первым делом разбирайте ночные звонки, а уже затем текущие задачи.
• Отслеживайте, во сколько обычно звонят: если пик приходится на поздний вечер, возможно, стоит сдвинуть смену диспетчера.

Как понять, стоит ли держать ночную смену

Посмотрите в журнале АТС звонки за месяц с вечера до утра на рекламные номера. Отметьте, по скольким из них утром состоялся разговор и сколько дошло до заказа. Остальное — ночные обращения, по которым вы не работали.

Умножьте их число на стоимость обращения и на вашу обычную долю заказов среди обращений. Сравните получившуюся сумму с затратами на дежурство. Расчёт простой, но он позволяет решать вопрос о ночной смене на ваших данных, а не на ощущениях.

Как Lead Control работает с ночными звонками

Lead Control фиксирует пропущенный звонок в любое время суток, если телефония отдаёт события звонков. Уведомление в Telegram получает тот, кто назначен на этот период: ночной дежурный, старший диспетчер или менеджер. В уведомлении номер, время звонка и сколько клиент уже ждёт.

Если ночью никто не дежурит, звонки не пропадают: утром ответственный видит их в очереди необработанных с отметкой, сколько клиент ждал. Напоминания идут, пока не состоится разговор, а неудачный набор задачу не закрывает.

Руководитель видит на панели, сколько звонков приходит вне рабочего времени, как быстро на них реагируют и какие обращения висят дольше всего. Это и есть данные для решения о ночной смене.

Как начать

Правила назначения на ночь, выходные и праздники настраиваем под ваш график. Разработка и тест на части команды бесплатны. Платите за пользование, только если сервис оказался полезным. Подключение CRM или учётной системы проверяем на старте.

Частые вопросы