Адвокат пропускает звонки клиентов — что делать, если секретаря нет

Как выглядит день адвоката без секретаря

Утром следственное действие, днём заседание, вечером встреча с доверителем в СИЗО или выезд к клиенту. Всё это время адвокат один отвечает и за ведение дел, и за входящие звонки. Брать трубку во время допроса или беседы с подзащитным нельзя, а перезвонить сразу после — не всегда получается.

В итоге журнал вызовов к вечеру превращается в список из десятка номеров. Часть из них — действующие доверители, часть — коллеги, а часть — люди, которые впервые ищут защитника и звонили по объявлению или с сайта. Последних легче всего потерять.

Что делать адвокату с пропущенными звонками уже сейчас

Несколько привычек заметно сокращают потери даже без каких-либо программ.

• Разделите номера: один для доверителей по текущим делам, другой — для новых обращений с сайта и рекламы. Так сразу видно, где новый клиент.
• Выделите в расписании короткие окна для перезвонов: между заседаниями, перед выездом, в конце дня.
• Перезванивайте новым обращениям раньше, чем знакомым номерам: доверитель подождёт, а незнакомый человек — нет.
• Если не можете говорить, отправьте короткое сообщение: «На заседании, перезвоню до 15:00» — и выполните обещание.
• Раз в неделю сверяйте журнал вызовов с тем, кому вы действительно перезвонили.

Почему одной дисциплины мало

Проблема ручного подхода в том, что он держится на памяти. Обычный смартфон не отличает, перезвонили вы человеку или только набрали номер и попали на автоответчик. Через пару дней уже невозможно вспомнить, кто из незнакомых номеров так и остался без ответа.

При этом человек, которому срочно нужен адвокат — например, после задержания родственника, — не ждёт до вечера. Он звонит следующему защитнику из списка и договаривается с тем, кто ответил первым и сразу понял ситуацию.

Как Lead Control заменяет секретаря в части звонков

Lead Control не отвечает на звонки за адвоката, но не даёт ни одному пропущенному вызову исчезнуть. Сервис подключается к телефонии: виртуальной АТС, офисной АТС или мобильной АТС оператора, если тот отдаёт события звонков по API.

Как только звонок пропущен, в Telegram приходит уведомление: номер, время и сколько человек уже ждёт. Кнопки позволяют отметить результат одним нажатием. Пока разговор не состоялся, сервис напоминает об обращении, отделяя «набрал, не дозвонился» от реального разговора; если технического статуса нет, адвокат подтверждает его сам.

Если в бюро несколько адвокатов, пропущенный звонок можно направлять тому, кто сейчас свободен, а партнёр видит, какие обращения висят дольше всего.

• повторные звонки одного номера собираются в единую историю;
• видно, по каким обращениям был разговор, а по каким только попытки;
• уведомления настраиваются по рабочим часам, чтобы ночные звонки ждали утра.

Адвокатская тайна и уведомления в мессенджере

Состав уведомления настраивается. Его можно ограничить номером, временем и статусом обращения — подробности дела и сведения о доверителе в Telegram не передаются. Всё, что составляет адвокатскую тайну, остаётся в разговоре и в ваших документах.

Доступ к уведомлениям получают только те сотрудники бюро, которых вы назначили ответственными. Если адвокат работает один, сообщения видит только он.

Условия

Сервис собирается под вашу телефонию и порядок работы. Разработку и тестовый период мы проводим бесплатно, а платить за пользование нужно, только если сервис действительно помог не терять обращения.

Частые вопросы