Звонки по строительству домов в выходные: как отвечать, когда офис закрыт

Почему выходные — горячее время для строителей

Выбор дома — семейное решение. Вместе посмотреть проекты, доехать до выставочного дома, обсудить планировку супруги обычно успевают только в выходные. Именно тогда они вспоминают про объявление, которое видели на неделе, и набирают номер.

Звонок в субботу часто звучит конкретно: можно ли приехать сегодня, есть ли показ завтра, сколько стоит вот этот проект с фундаментом. Это человек, который тратит выходной на выбор подрядчика. Ответ в понедельник для него уже запоздалый.

Что происходит с субботними звонками без дежурства

Без чёткого порядка выходные звонки распределяются случайно. Кто-то из менеджеров отвечает с личного телефона, кто-то выключил рабочий, на общем номере играет приветствие с часами работы офиса.

В понедельник утром в журнале набирается список пропущенных, и отдел начинает разбирать его вперемешку с новыми звонками. Тем, кто звонил в субботу утром, перезванивают через двое суток или не перезванивают вовсе, потому что номер затерялся среди остальных.

Как организовать работу в выходные

Дежурство не обязательно означает полный рабочий день в офисе. Важно, чтобы у каждого выходного звонка был человек, который за него отвечает.

• Составьте график дежурств на выходные и закрепите за дежурным рекламные номера.
• Менеджеры на выставочных домах в выходные работают с подстраховкой: их пропущенные видит дежурный.
• Определите срок ответа в выходные — пусть мягче, чем в будни, но конкретный.
• Уберите из приветствия фразу, что офис не работает: честнее пообещать перезвон и выполнить обещание.
• В понедельник первым делом разберите выходные обращения, начиная с самых старых.

Как оценить, сколько вы теряете по выходным

Возьмите выгрузку АТС за последние несколько выходных и посчитайте неотвеченные вызовы. Затем сверьте, по скольким из них был разговор в тот же день, а по скольким — только в понедельник или позже.

Если хочется оценить в деньгах, умножьте число обращений без своевременного ответа на среднюю стоимость обращения из рекламы. Это условный ориентир, а не точная сумма потерь, но он показывает, окупается ли дежурство.

Как Lead Control помогает дежурному

Lead Control подключается к вашей телефонии и в выходные работает так же, как в будни. Пропущенный звонок сразу превращается в сообщение в Telegram ответственному: номер, время, сколько клиент ждёт и источник обращения, если есть данные. Дежурному не нужно сидеть у офисного телефона — достаточно смартфона.

Напоминания продолжаются, пока не состоится реальный разговор; попытка набора без ответа обращение не закрывает. В понедельник руководитель открывает панель и видит, сколько выходных звонков обработано, какие ещё ждут и кто из дежурных реагировал быстрее.

• уведомление о пропущенном в выходной приходит сразу, а не в понедельник;
• незакрытые выходные обращения остаются в очереди наверху как самые старые;
• повторные звонки одного человека собраны в одну историю.

Условия

Кому уходят звонки в выходные и как распределяется дежурство, настраиваем под вашу компанию. Разработка и пилот бесплатны, а платить за пользование нужно, только если сервис оказался полезен. Возможности вашей АТС и CRM проверяем на старте.

Частые вопросы