Куда на самом деле уходят заявки с сайта

Форма «Записаться на консультацию», кнопка обратного звонка, онлайн-запись, виджет на карте — у многих клиник заявки приходят из нескольких мест и в разные каналы. Одни идут на почту, другие в мессенджер управляющего, третьи в личный кабинет сервиса записи.

Администратор у стойки физически не может следить за всеми каналами. Он видит заявку, когда освободится, и перезванивает, когда вспомнит. Если в этот день много живых пациентов, форма с сайта ждёт до вечера или до следующего утра.

Отдельная история — сети с несколькими адресами. Форма на общем сайте приходит в одно место, а записывать пациента должен конкретный филиал. Пока заявку пересылают, проходит время, и никто не отвечает за то, что она дойдёт до разговора.

  • письма с формы оседают в ящике, который проверяют раз в день;
  • заявка пришла в чат, где её прочитали, но никто не взял в работу;
  • онлайн-запись создана на время, которое уже занято, и требует звонка;
  • заявки, отправленные вечером и в выходные, утром теряются среди новых.

Почему заявка с сайта горячее, чем кажется

Человек, который заполнил форму, уже выбрал вас среди других результатов поиска и потратил время на ввод данных. Но он не обязан ждать: параллельно он может оставить заявку ещё в паре клиник и записаться туда, где ему позвонят раньше.

Посчитать потери можно по своим данным: сравните число заявок с сайта за месяц с числом записей по ним и умножьте разницу на стоимость заявки из рекламы. Так видно, сколько вы платите за формы, по которым не было разговора.

Как наладить перезвон по заявкам с сайта

Начните с простых правил. Они работают, если у каждой заявки есть владелец и видно, закрыта ли она.

  • Сведите все формы и онлайн-запись в один канал, а не в почту и три чата.
  • Назначьте, кто отвечает за заявки с сайта в каждый час работы клиники.
  • Определите срок первого звонка по заявке в рабочее время и для заявок, пришедших ночью.
  • Если пациент не взял трубку, запланируйте повторные попытки, а не одну.
  • Считайте заявку обработанной только после разговора или подтверждённой записи.

Как Lead Control работает с заявками стоматологии

Lead Control принимает заявки с сайта в ту же очередь, что и пропущенные звонки, если сайт или сервис онлайн-записи могут передать их автоматически. Ответственный сразу получает уведомление в Telegram: номер, время заявки, филиал, если он выбран в форме, и сколько человек уже ждёт.

Дальше система следит за перезвоном: напоминает, пока не состоится разговор, отличает «набрал, не дозвонился» от реального контакта. После разговора можно поставить задачу «подтвердить запись». Руководитель видит в панели заявки без ответа, время реакции и самые давние из них.

Как именно подключить ваши формы, онлайн-запись и телефонию, проверяем на старте: у конструкторов сайтов и сервисов записи разные возможности.

Что не попадает в уведомление

Даже если пациент написал в форме, что его беспокоит, в Telegram эта информация не передаётся. Уведомление содержит только номер, время, филиал, ответственного и статус перезвона; подробности администратор выясняет в разговоре.

Условия

Lead Control собирается под ваш сайт, телефонию и порядок работы администраторов. Разработку и тест мы делаем бесплатно, а платить за пользование нужно, только если сервис показал себя полезным.

Частые вопросы

У нас сайт на конструкторе. Можно ли подключить формы?

Часто да: многие конструкторы умеют отправлять заявки по вебхуку или через API. Конкретный вариант проверяем на старте.

Заявки и звонки будут в одном списке?

Да, это и есть смысл: администратор работает с одной очередью, а руководитель видит все необработанные обращения вместе.

Что делать с заявками, которые приходят ночью?

Они остаются в очереди и утром приходят ответственному первыми, с отметкой времени. Руководитель видит, разобраны ли они к началу приёма.

Нужно ли менять сайт или форму записи?

Обычно нет. Мы подключаемся к тому, что уже работает, если форма или сервис записи могут передавать данные. Если нет — обсуждаем простой обходной вариант на старте.