Контроль звонков в филиалах автошколы: единая картина по всей сети

Чем сеть филиалов сложнее одного офиса

В небольшом филиале автошколы часто работает один администратор, который одновременно ведёт приём документов, отвечает на звонки и открывает класс к вечерней теории. Подменить его некому: если он ушёл на обед или заболел, телефон филиала просто молчит.

Вторая особенность — разные режимы. Один филиал работает до восьми вечера, другой закрывается в шесть, третий открыт по субботам. Будущий ученик об этом не знает и звонит, когда ему удобно.

Третья — путаница с номерами. Человек звонит в филиал на другом конце города, потому что тот первым попался в поиске, хотя ему удобнее ближайший к дому. Если такой звонок пропущен, ученик теряется для всей сети, а не только для одной точки.

Какие вопросы задаёт руководитель сети

Когда филиалов несколько, руководителю нужны ответы не по отдельным звонкам, а по точкам в целом.

• В каком филиале больше всего пропущенных и в какие часы?
• Где перезванивают быстро, а где звонки висят до следующего дня?
• Сколько обращений сейчас без разговора по всей сети?
• Какой филиал получает больше звонков с рекламы и справляется ли он с потоком?

Общие правила для всех филиалов

Без единых правил сравнивать филиалы невозможно: в одном считают перезвоном любую попытку, в другом только разговор. Закрепите стандарт для сети письменно и разошлите всем администраторам.

• Каждый номер филиала закреплён за ответственным, а на время его отсутствия — за сменщиком.
• Единый срок перезвона по пропущенным для всех точек в рабочие часы.
• Звонки, пришедшие в закрытый филиал, обрабатывает дежурный центр или соседний филиал.
• Обработанным считается только звонок с состоявшимся разговором.
• Если человеку удобнее другой филиал, администратор передаёт контакт туда, а не просто называет номер.

Как сравнивать филиалы честно

Число пропущенных само по себе мало что говорит: в центральном филиале поток обычно заметно больше, чем в спальном районе. Сравнивайте время реакции и долю звонков, оставшихся без разговора к концу дня, а не абсолютные цифры.

Смотрите на динамику по неделям. Если филиал начал отставать после ухода сотрудника или в начале сезона, это повод помочь людьми, а не поиск виноватого.

Как Lead Control собирает звонки всех филиалов в одном месте

Lead Control подключается к телефонии автошколы. Если номера филиалов разделены в АТС, каждый пропущенный звонок приходит в Telegram ответственному именно за этот филиал: номер, время, сколько человек ждёт. Напоминания повторяются, пока не состоится разговор.

Правила уведомлений настраиваются под вашу сеть: в рабочие часы — администратору филиала, после закрытия точки — дежурному или в соседний филиал. Повторные звонки одного человека в разные филиалы собираются в одну историю, и два администратора не перезванивают ему по очереди.

Руководитель сети видит единую панель: очередь необработанных по каждому филиалу, время реакции, сравнение точек и сотрудников, самые старые обращения. Там, где доступны данные о расходах, видно и то, с каких источников рекламы идут звонки в каждый филиал.

Запуск в сети автошкол

Удобно начинать с пилота в одном или двух филиалах, а затем подключать остальные. Разработка и тест бесплатны, оплата за пользование начинается, только если сервис оказался полезным. На старте проверяем, как устроена ваша телефония: общая АТС для всех точек или отдельные номера и операторы.

Частые вопросы