Позвоните в свою автошколу как ученик

Начните с контрольных звонков: наберите номер сами или попросите знакомого, который не знает внутренней кухни. Звоните в разное время: утром до открытия, в обед, в разгар вечерней теории и в субботу. Набирайте все номера, которые видят люди, а не только тот, что висит над стойкой.

Фиксируйте простые вещи: ответили ли вообще, через сколько гудков, перезвонили ли после пропуска и через какое время. Уже по десятку таких звонков обычно становится ясно, где слабое место.

Отдельно посмотрите, что происходит после рабочего дня. Многие записываются в автошколу вечером, после работы или учёбы, и если в это время звонок уходит в тишину без автоответчика и без обратного вызова утром, человек просто идёт дальше по списку.

  • номер на сайте и в карточке на картах;
  • номера в объявлениях и на агрегаторах автошкол;
  • телефоны филиалов и учебных классов;
  • мобильные номера, которые инструкторы раздают сами.

Что обычно мешает дозвониться

Длинные гудки без ответа чаще всего означают, что у номера нет второго человека на подхвате. Администратор занят живым посетителем, а звонок никуда не переводится.

«Занято» говорит о том, что на номер приходит больше вызовов, чем он может принять одновременно. Это частая история с обычной городской линией или мобильным телефоном вместо АТС с очередью.

Третья причина — устаревшие контакты. На старом агрегаторе висит номер уволенного сотрудника или закрытого филиала, и люди звонят туда, где их никто не ждёт. Такие звонки не видны вовсе, пока кто-то не проверит все площадки.

Как убрать недозвоны в автошколу пошагово

Даже без новых программ многое решается порядком в номерах и понятными сроками реакции.

  • Сведите все публичные номера в один список и уберите или переадресуйте устаревшие.
  • Подключите переадресацию на второго сотрудника, если первый не ответил за несколько гудков.
  • Если линия часто занята, рассмотрите виртуальную АТС с несколькими каналами.
  • Назначьте срок перезвона по пропущенным и человека, который за него отвечает.
  • Повторяйте контрольные звонки раз в месяц, особенно перед началом сезона.

Как Lead Control помогает, если дозвониться всё-таки не удалось

Даже при хорошей настройке часть звонков останется без ответа. Задача Lead Control — чтобы такой звонок не растворился в журнале. Система подключается к вашей АТС или мобильной АТС оператора, если та отдаёт события по API, и в момент пропуска отправляет ответственному сообщение в Telegram.

В сообщении — номер, время и сколько человек ждёт ответа, а если есть данные об источнике, то и откуда он звонил. Кнопки позволяют отметить результат. Напоминания продолжаются, пока не будет настоящего разговора, а попытка «набрал, не ответили» закрытием не считается.

Руководитель автошколы видит, по каким номерам и в какие часы копятся недозвоны и кто быстрее отрабатывает очередь. Это помогает решать, где не хватает людей или линий, на основе фактов, а не ощущений.

Как начать без вложений

Мы собираем решение под вашу конкретную телефонию и порядок работы, а не ставим готовую коробку. Разработка и тестовый период на части сотрудников ничего не стоят. Если сервис не оказался полезным, платить не нужно.

Подключится ли ваша АТС, мобильные номера или CRM, выясняем на старте. Обещать заранее, что подойдёт любая телефония, было бы нечестно, поэтому сначала проверка, затем пилот.

Частые вопросы

Как понять, сколько людей не дозвонились в автошколу за месяц?

Выгрузите журнал вызовов из АТС или личного кабинета оператора и отфильтруйте неотвеченные. Затем проверьте, по скольким из них был обратный разговор. Разница и есть потерянные обращения.

Поможет ли просто нанять второго администратора?

Частично. Второй человек снизит число пропусков в пиковые часы, но без контроля пропущенные всё равно будут теряться между двумя сотрудниками.

Можно ли видеть недозвоны по каждому филиалу отдельно?

Да, если номера филиалов разделены в телефонии. Тогда уведомления уходят ответственным за конкретный филиал, а руководитель видит общую картину.

Что ставить на автоответчик в нерабочее время?

Коротко: часы работы, адрес сайта с ценами и расписанием наборов и обещание перезвонить утром. Обещание стоит давать, только если утренний перезвон действительно кто-то контролирует.