Администратор автошколы забывает перезвонить: как вынести перезвоны из головы

Какие перезвоны забываются чаще всего

Полезно разделить их на типы. У каждого своя причина, и бороться с ними нужно по-разному.

Первый тип — пропущенные звонки. Администратор видел их в журнале, собирался набрать после посетителя, но следом пришёл ещё один, и номер ушёл вниз списка. Второй — обещанные перезвоны: человек спросил о рассрочке или о дате ближайшей группы, администратор пообещал уточнить и вернуться. Третий — перезвоны, где сам клиент не взял трубку: администратор один раз набрал, услышал гудки и посчитал дело сделанным.

• «перезвоню, когда появится расписание новой группы»;
• «уточню у инструктора, есть ли окна на вождение в выходные»;
• «перезвоню после обеда, сейчас у меня ученики»;
• «наберу, когда узнаю про рассрочку у директора».

Почему тетрадь и стикеры не спасают

Бумажный список работает, пока он короткий и пока администратор один. Как только перезвонов становится больше или сотрудник уходит на выходной, записи теряются, а сменщик не знает, кому и что обещали.

Вторая проблема — в списке нет сроков. Строчка «Ирина, категория B, рассрочка» не говорит, когда нужно перезвонить и сколько человек уже ждёт. Через три дня она выглядит так же, как в первый час, хотя Ирина давно учится в другой автошколе.

Есть и третья сложность: журнал вызовов на телефоне не отличает звонок, по которому уже поговорили, от звонка, который так и висит. Администратор листает его вечером и не может вспомнить, кого из этих номеров он уже набирал днём.

Как навести порядок в обратных звонках самостоятельно

Эти правила можно ввести уже завтра. Главное — чтобы они действовали одинаково для всех сотрудников и смен.

• Каждый перезвон записывается сразу в общий список, а не на личном телефоне.
• У каждой записи есть срок: к какому часу нужно связаться.
• Неудачная попытка дозвониться не закрывает задачу, нужен ещё один заход.
• При передаче смены администратор передаёт и открытые перезвоны.
• Руководитель раз в день смотрит, сколько перезвонов просрочено.

Как перезвон в автошколе контролирует Lead Control

Lead Control подключается к телефонии автошколы и сам замечает пропущенные вызовы: администратору не нужно ничего вписывать вручную. Сообщение в Telegram приходит сразу и повторяется, пока не состоится реальный разговор с этим номером.

Система отличает попытку от результата. Если администратор набрал и не дозвонился, задача остаётся открытой, и через время придёт новое напоминание. Если АТС не отдаёт технический статус разговора, сотрудник подтверждает его кнопкой в сообщении.

Для обещанных перезвонов после разговора можно поставить задачу: «перезвонить, когда откроется набор», «подтвердить запись в группу», «уточнить окна на вождение». Задача тоже напоминает о себе в срок. Руководитель видит в панели все просроченные перезвоны и самые старые обращения.

Что это даёт руководителю автошколы

Вам больше не нужно спрашивать администратора, перезвонил ли он, и полагаться на ответ. В панели видно время реакции, число обращений без разговора и то, как отрабатывают перезвоны разные сотрудники и филиалы.

Это не про наказания. Чаще такие данные показывают, что администратор перегружен в определённые часы, и тогда понятно, где нужна помощь.

Как попробовать

Lead Control собирается под вашу телефонию, CRM и порядок работы. Разработка и тест на одном-двух сотрудниках бесплатны. Платить за пользование нужно, только если сервис оказался полезным. Возможности вашей АТС и CRM проверяем на старте.

Частые вопросы