Контроль звонков в автошколе: как выстроить систему, которая видит каждого ученика

Путь звонка в автошколе: где нужен контроль

Будущий ученик находит автошколу через поиск, карты, агрегатор, объявление или по совету знакомых. Дальше он звонит на один из номеров: общий, филиала, иногда на мобильный инструктора. Если ему ответили и всё объяснили, он приходит на консультацию или сразу заключает договор и попадает в группу.

На каждом переходе возможна потеря. Контроль нужен в трёх точках: дозвонился ли человек, если нет — перезвонили ли ему и как быстро, и что произошло после разговора.

Особенно уязвима третья точка. Человек поговорил с администратором, сказал «подумаю» или попросил прислать расписание, и на этом всё закончилось. Формально звонок принят, но никто не вернулся к нему через день, и ученик так и не дошёл до договора.

Из чего состоит система контроля

Независимо от инструментов, в работающей системе есть пять элементов. Если хотя бы одного нет, звонки начинают теряться в этом месте.

• Учёт: все номера автошколы, включая рекламные и номера филиалов, собраны в одной телефонии или хотя бы известны поимённо.
• Ответственные: у каждого номера и каждого времени суток есть человек, который отвечает за пропущенные.
• Сроки: записано, за сколько нужно перезвонить в рабочее время и как обрабатываются звонки вечером и в выходные.
• Статусы: различаются «не дозвонились», «поговорили», «записан на консультацию», «заключил договор».
• Отчётность: руководитель регулярно видит, что не обработано и как быстро работает команда.

Какие инструменты бывают и что они дают

Журнал вызовов АТС показывает факты: кто звонил, когда, был ли ответ. Но он не напоминает, не назначает ответственных и не различает перезвон с разговором и без. Для разовой проверки годится, для ежедневной работы — нет.

Коллтрекинг помогает понять, с какой рекламы пришёл звонок. Это полезно для оценки каналов, но сам по себе он не следит, перезвонил ли кто-то.

CRM фиксирует учеников и договоры, но многие небольшие автошколы ведут её не полностью, а звонки в неё попадают, только если администратор успел их завести. Сложная CRM ради одного контроля звонков — избыточное решение.

Что сделать до выбора инструмента

Система начинается с договорённостей, и их можно ввести без всяких программ.

• составьте список всех номеров и того, кто за них отвечает;
• запишите срок перезвона для рабочего времени и порядок для нерабочего;
• решите, какие итоги звонка вы хотите различать;
• посчитайте текущие потери: неотвеченные за неделю минус перезвоненные с разговором, умноженные на стоимость обращения.

Как Lead Control контролирует звонки автошколы

Lead Control подключается к телефонии автошколы: офисной, виртуальной или мобильной АТС, если она отдаёт события звонков по API. Каждый пропущенный вызов становится задачей ответственного: сообщение в Telegram с номером, временем, сколько человек ждёт и, при наличии данных, источником звонка.

Напоминания идут до настоящего разговора. После разговора сотрудник отмечает итог или ставит задачу: «пригласить на консультацию», «подтвердить запись в группу». Повторные звонки одного человека собираются в одну историю.

Руководитель видит очередь необработанных, время реакции сотрудников, сравнение филиалов и аналитику источников рекламы там, где доступны данные о расходах. Если у вас есть CRM с открытым API, Lead Control работает рядом с ней, а не вместо неё.

Как запустить

Lead Control — не типовая программа, его собирают под вашу телефонию, CRM и процесс записи. Разработка и пилот на части команды бесплатны. Платить за сервис нужно, только если он показал пользу на ваших звонках. Возможности АТС, CRM и площадок проверяем на старте.

Частые вопросы