Почему выходные — отдельная история

В выходные у клиентов появляется время. Люди выбирают машину, ищут клинику для ребёнка, смотрят помещения под бизнес. Звонков может быть не меньше, чем в будни, а принимать их некому или почти некому.

Сама ситуация зависит от сферы. В автосалоне суббота — горячий день: менеджеры в шоуруме заняты посетителями и не успевают к телефону. В агентстве недвижимости офис может быть закрыт, а брокеры проводят единичные показы. В клинике работает урезанная смена регистратуры, и линия перегружена.

Что происходит с субботним звонком в понедельник

Пропущенный в субботу звонок к понедельнику уже двухдневной давности. В начале недели у всех планёрки и накопившиеся дела, и до журнала АТС руки доходят к обеду. Клиент за это время успевает договориться с компанией, которая ответила в выходные.

Часть звонков вообще не попадает в разбор: они были на мобильных менеджеров, которые отдыхали и не заглядывали в рабочий телефон. В понедельник эти пропуски теряются среди новых.

Как организовать выходные, чтобы звонки не оставались без ответа

Начните с решения, какой уровень ответа нужен. Не каждой компании нужна полноценная смена в субботу и воскресенье, но каждой нужен понятный порядок.

  • дежурный на выходные по графику, с переадресацией основных номеров;
  • срок перезвона в выходной день — например, в течение часа в дневное время;
  • голосовое сообщение с режимом работы, если дежурства нет;
  • отдельный ответственный за разбор выходной очереди в понедельник;
  • порядок разбора — от самых давних звонков к свежим.

Как Lead Control помогает в выходные

Lead Control фиксирует каждый пропущенный вызов в телефонии, в том числе в субботу и воскресенье. В выходные уведомления можно направлять дежурному: он получает в Telegram номер, время и сколько ждёт клиент, а при наличии данных — источник рекламы и объект или модель.

Если дежурства нет, звонки копятся в очереди. В понедельник с начала смены ответственные получают задачи по каждому выходному пропуску, и напоминания идут, пока не состоится разговор. Попытка набора без ответа задачу не закрывает.

Руководитель в панели видит, сколько выходных обращений ещё ждут, у кого они закреплены и какое из них самое давнее. Можно сравнить загрузку разных выходных и понять, нужно ли расширять дежурство.

Отраслевые детали

Автосалону в выходные важно, чтобы звонок с классифайда не утонул, пока менеджер проводит тест-драйв. Здесь помогает правило: пропуск автоматически уходит свободному коллеге в шоуруме, а не ждёт, пока освободится владелец номера.

Агентству недвижимости часто достаточно одного дежурного брокера на выходные, который принимает пропуски по всем объектам и договаривается о показе на неделе. Остальные брокеры подхватывают клиентов в понедельник уже с готовой договорённостью.

Клинике с субботним приёмом нужен порядок для регистратуры: кто перезванивает, если линия была занята, и как быстро. Для таких звонков в Telegram передаются только маскированный номер, время и статус — без жалоб и названий услуг.

Оцените выходные отдельно

Возьмите журнал АТС за последние четыре выходных. Посчитайте неотвеченные вызовы в субботу и воскресенье, затем отметьте, по скольким из них разговор состоялся до обеда понедельника. Остаток умножьте на стоимость обращения из рекламы — это цена ваших выходных без ответа.

Решение настраивается под ваш график и телефонию. Разработка и пилот бесплатны, оплата начинается, только если сервис оказался полезен. Возможности АТС проверяем на старте.

Частые вопросы

Можно ли дежурить по очереди без доплаты за полный рабочий день?

Многие компании так и делают: дежурный не сидит в офисе, а получает уведомления о пропусках в Telegram и перезванивает с корпоративного номера. Формат и компенсацию определяете вы.

Как не беспокоить сотрудников, у которых выходной?

Уведомления в выходные получает только дежурный или никто, если очередь ждёт понедельника. Остальные сотрудники видят свои задачи с началом рабочей недели.

Что если в выходные звонят на мобильные менеджеров?

Если это корпоративные номера через облачную или мобильную АТС, которая отдаёт события, такие пропуски тоже попадают в очередь. Звонки на личные номера система не видит, поэтому в рекламе стоит оставлять только рабочие.

Учитываются ли звонки, которые клиент повторил несколько раз за выходные?

Да, повторные звонки одного номера собираются в одну историю. Ответственный видит, что клиент звонил и в субботу, и в воскресенье, и перезванивает ему в первую очередь.