Какими путями родитель обращается через сайт

Сайт детского центра редко даёт только один способ связи. Обычно на нём есть телефон в шапке, форма записи на пробное, кнопка обратного звонка, ссылки на мессенджеры. Родитель выбирает то, что удобно ему в эту минуту: с работы проще оставить номер в форме, чем звонить.

Каждый из этих путей ведёт в своё место. Форма — на почту или в CRM, звонок — на телефон ресепшена, сообщение — в мессенджер администратора. Единого списка «кто обратился с сайта сегодня» при этом нет ни у кого.

Где заявки с сайта детского центра теряются чаще всего

Проверьте свой центр по этому списку. Обычно хотя бы одна точка находится сразу.

  • письма с формы приходят на общий ящик или на почту разработчика сайта;
  • уведомления о заявках настроены на сотрудника, который уже не работает;
  • звонки на номер с сайта приходят в то же время, когда администратор встречает детей;
  • заявка обратного звонка пришла вечером, а утром её никто не увидел среди новых;
  • в мессенджере заявка с сайта смешалась с переписками по расписанию и оплатам;
  • после смены сайта или подрядчика форма перестала отправляться, и это заметили не сразу.

Как проверить, что заявки доходят

Простой тест, который стоит провести прямо сегодня: оставьте заявку на своём сайте с личного номера, позвоните по номеру с сайта в загруженный час, напишите в виджет. Засеките, когда и кто с вами свяжется и свяжется ли вообще.

Повторяйте такую проверку после каждой правки сайта и смены сотрудников. Форма, которая молча перестала работать, — одна из самых неприятных причин, потому что снаружи всё выглядит нормально.

Правила работы с обращениями с сайта

Порядок появляется, когда у обращений с сайта есть хозяин и срок.

  • Уведомления о формах приходят туда, где их точно видят в течение рабочего дня, а не на почту.
  • За заявки с сайта отвечает конкретный человек в каждую смену.
  • Срок первого контакта одинаков для формы и звонка: родитель ждёт одинаково.
  • Если для сайта выделен отдельный номер, его пропуски разбираются в первую очередь.
  • Заявка закрыта, когда с родителем поговорили, а не когда ему отправили сообщение.

Чем поможет Lead Control

Основа Lead Control — контроль звонков. Система подключается к телефонии центра, и каждый пропущенный звонок, в том числе по номеру с сайта, сразу приходит ответственному в Telegram: номер, время, сколько ждёт родитель и, если есть данные, источник обращения. Напоминания идут, пока не состоится разговор.

Заявки с форм и виджетов — отдельный вопрос. Можно ли передавать их в ту же очередь, зависит от того, как устроен ваш сайт и куда он отправляет данные: через API, CRM или сервис форм. Это проверяем на старте и не обещаем заранее.

Руководитель видит очередь необработанных обращений, время реакции и самые старые из них, а не только количество заявок за месяц.

Условия запуска

Решение собирается под ваш сайт, телефонию и процессы. Разработка и тест бесплатны. Платить за пользование нужно, только если сервис оказался полезным.

Частые вопросы

Можно ли подключить нашу форму записи на сайте?

Зависит от того, куда форма отправляет данные и есть ли там API. Проверяем это на первом этапе и предлагаем вариант, который реально работает с вашим сайтом.

Как отличить звонки с сайта от других звонков?

Проще всего, если на сайте указан отдельный номер. Тогда в уведомлении и аналитике видно, что звонок пришёл с сайта.

Нужно ли переделывать сайт?

Обычно нет. Контроль звонков не требует изменений на сайте, а для форм сначала смотрим, что можно взять из того, что уже есть.

Заявки с сайта приходят ночью. Кто их увидит?

Договоритесь, что утренняя смена начинает с ночных обращений, начиная с тех, кто ждёт дольше. В Lead Control пропущенные ночные звонки стоят в очереди со временем ожидания, и ответственный получает по ним уведомления в начале рабочего дня.