Мини CRM для контроля звонков: только то, что нужно для ответа клиенту

Чем мини CRM отличается от полноценной

Полноценная CRM строится вокруг сделки: этапы, суммы, вероятность, документы. Она полезна, когда продажа длинная и в ней участвуют несколько человек. Но для того, чтобы не терять входящие звонки, большая часть этих функций не нужна.

Мини CRM строится вокруг обращения. Её базовая единица — звонок клиента и то, что с ним произошло дальше. Поэтому она быстрее запускается и не требует от сотрудников ежедневного заполнения карточек.

Ещё одно отличие — в том, кто с ней работает. Полноценной CRM пользуются в основном продавцы за компьютером. Мини CRM для звонков рассчитана на любого, кто принимает звонки: брокера на объекте, приёмщика в сервисе, администратора клиники, — и работает с телефона.

Что должна уметь мини CRM для звонков

При выборе или настройке такого инструмента проверьте, закрывает ли он базовые потребности.

Если хотя бы один пункт закрывается только ручным трудом сотрудников, будьте готовы, что через месяц данные станут неполными.

• автоматически заводить обращение по событию телефонии, без ручного ввода;
• назначать ответственного и срок реакции;
• доставлять уведомление туда, где сотрудник его увидит, — в мессенджер, а не в веб-кабинет;
• отличать неудачную попытку набора от состоявшегося разговора;
• хранить историю звонков и короткие заметки по клиенту;
• показывать руководителю очередь и скорость реакции.

Когда мини CRM недостаточно

Если у вас длинный цикл сделки с договорами, согласованиями и несколькими участниками, понадобится и полноценная система. Это касается, например, крупных арендных сделок с инвесторами или корпоративных автопарков.

Но даже в этом случае мини CRM для звонков не лишняя. Она закрывает первую милю — от звонка до первого разговора, — которую большие системы часто обслуживают плохо, потому что рассчитаны на работу за компьютером.

Типичные ошибки при выборе мини CRM

Первая ошибка — выбрать инструмент, где обращения нужно заводить вручную. Он повторит судьбу таблицы: часть звонков туда просто не попадёт. Вторая — ориентироваться на красивый веб-интерфейс, хотя сотрудники в нём почти не бывают, потому что работают с телефона.

Третья ошибка — не проверить связь с телефонией до покупки. Без событий звонков мини CRM превращается в записную книжку. Поэтому первым делом выясните, отдаёт ли ваша АТС данные по API и какие именно.

Как понять, нужна ли она вам

Проведите простую проверку. Возьмите журнал вызовов за последнюю неделю и выпишите пропущенные звонки. Для каждого найдите, был ли разговор с этим клиентом и через сколько времени.

Если заметная часть пропущенных осталась без разговора или перезвон занимал часы, проблема не в отсутствии воронки продаж, а в обработке обращений. Стоимость проблемы — число необработанных звонков, умноженное на стоимость одного обращения из рекламы.

Lead Control как мини CRM вокруг звонков

Lead Control подключается к вашей АТС — офисной, виртуальной или мобильной, если у неё есть API — и автоматически заводит обращение на каждый пропущенный звонок. Ответственный получает уведомление в Telegram с номером, временем ожидания и историей клиента, действует кнопками и ставит задачи после разговора.

Система напоминает, пока не состоится реальный разговор, и показывает руководителю очередь, время реакции и сравнение сотрудников. Профиль клиента и история повторных звонков ведутся в самом сервисе. Если позже понадобится полноценная CRM с API, её можно подключить.

• не коробка: собирается под вашу телефонию, роли и процессы;
• разработка и пилот на части команды — бесплатно;
• оплата за пользование — только если сервис оказался полезным.

Частые вопросы