Курсы для детей теряют заявки родителей: решение для небольшой команды

Как заявки теряются на небольших курсах

В объявлении и на картах указан мобильный номер основателя. Он же ведёт группы, ищет помещение и отвечает в мессенджерах. Во время урока телефон на беззвучном, а после урока сразу начинается следующий.

Иногда номер передают педагогу, который ведёт пробные занятия. Тогда о звонке не знает никто, кроме него, и если он заболел или ушёл, история заявок уходит вместе с его телефоном.

• звонок пришёл во время урока, и к вечеру его забыли среди других пропущенных;
• перезвонили, родитель не взял трубку, и вторую попытку уже никто не сделал;
• родитель записался на пробное, но ему не напомнили о занятии;
• заявки из рекламы приходят на разные телефоны, и общей картины нет.

Почему в сезон набора потерь больше

Основной поток родителей у детских курсов приходится на конец лета, начало учебного года и январь. Именно тогда включается реклама, и именно тогда у педагогов максимальная нагрузка: стартуют новые группы, идут пробные занятия.

Получается, что больше всего звонков приходит в моменты, когда ответить на них некому. Если в такой сезон не перезвонить родителю в тот же день, он найдёт другую студию: выбор курсов для детей в любом городе большой.

Как курсам не терять заявки родителей: простые правила

Даже маленькая команда может навести порядок, если договориться о нескольких вещах.

• Указывайте в рекламе один номер курсов, а не личные телефоны педагогов.
• Решите, кто перезванивает в часы занятий: свободный педагог, руководитель или помощник на неполный день.
• Перезванивайте в перерыве между уроками, а не в конце дня: родитель звонил сегодня и ждёт ответа сегодня.
• Если родитель не взял трубку, сделайте вторую попытку и напишите в мессенджер.
• Ведите общий список записавшихся на пробное и напоминайте о занятии накануне.

Как посчитать, сколько стоят потерянные заявки

Возьмите все пропущенные звонки за последний месяц на номера из рекламы. Отметьте те, по которым состоялся разговор в тот же день. Оставшееся количество умножьте на стоимость одного обращения из рекламы — получится сумма, которую курсы заплатили и не использовали.

Если хотите оценить и упущенную выручку, умножьте те же потерянные звонки на вашу долю записей на пробное и на долю тех, кто после пробного покупает абонемент. Берите только свои реальные цифры.

Такой расчёт полезно повторить после сезона набора: он показывает, окупит ли себя помощник на телефон на несколько часов в день.

Как Lead Control помогает маленьким курсам

Lead Control подключается к телефонии курсов: виртуальной АТС или мобильной АТС оператора, если он отдаёт события звонков по API. Личный мобильный номер без АТС подключить нельзя, поэтому обычно номер курсов переводят на виртуальную АТС с переадресацией на нужные телефоны. Варианты проверяем на старте.

При пропущенном звонке ответственный получает уведомление в Telegram: номер, время, сколько родитель ждёт, источник, если он известен. Система напоминает, пока не состоится реальный разговор. После разговора можно поставить задачу: записать на пробное занятие, отправить расписание, напомнить о занятии.

Руководитель видит в панели все необработанные звонки, время реакции каждого педагога и самые старые заявки, даже если сам в это время ведёт урок в другом месте. История заявок остаётся у курсов, а не в телефоне сотрудника.

Условия

Решение собирается под ваши номера и состав команды. Разработка и тест бесплатны, например на один сезон набора. Платить за пользование нужно, только если сервис оказался полезным. Подключение CRM или таблицы, в которой вы ведёте учеников, проверяем на старте.

Частые вопросы