Соберите все пропущенные в один список

Начните с инвентаризации. Пропущенные бывают на городском или виртуальном номере, на мобильном телефоне ресепшена и на личных телефонах мастеров. Пока они лежат в разных журналах, часть неизбежно останется без внимания.

Выпишите номера за сегодня и вчера, уберите тех, с кем уже был разговор, и отметьте время пропуска. Это и есть ваша очередь на возврат.

Не забудьте попросить мастеров показать пропущенные на их телефонах. Постоянные клиентки часто звонят именно туда, и эти звонки обычно самые ценные: человек уже знает салон и хочет вернуться.

В каком порядке перезванивать

Логика простая: свежие звонки важнее старых, новые клиенты важнее спама, а повторные звонки одного номера — сигнал, что человек очень хочет записаться.

  • сначала номера, которые звонили несколько раз подряд;
  • затем пропуски последних двух часов;
  • потом звонки, пришедшие после закрытия салона;
  • в конце — вчерашние и более старые пропуски.
  • Постоянных клиентов, которых узнаёт администратор, можно поднимать выше.

Что сказать, когда перезваниваете

Перезвон работает, когда в нём есть конкретика. Вместо «вы нам звонили?» назовите салон, извинитесь за пропуск и сразу предложите вариант: «Сегодня есть окно в шесть у мастера по маникюру, завтра — в одиннадцать». Клиентке проще согласиться на готовое время, чем придумывать своё.

Если человек не ответил, отправьте короткое сообщение с тем же предложением и назначьте вторую попытку через час-два. Одна попытка без ответа — это ещё не возвращённый звонок.

Держите под рукой расписание мастеров на ближайшие два дня. Если во время перезвона администратор уходит «уточнить и вернуться», шанс записать клиентку снова падает, а перезвон превращается в ещё одно обещание.

Как вернуть пропущенные звонки салона красоты и не копить новые

Разовый разбор очереди помогает, но без изменений в процессе через неделю она снова наберётся. Чтобы возвращать звонки на постоянной основе, закрепите несколько правил.

  • Перезвон по пропуску в рабочее время — в течение пятнадцати минут.
  • Пропуски после закрытия разбираются первыми с утра, до начала записи.
  • Звонок считается возвращённым, только когда состоялся разговор.
  • Владелец раз в день смотрит, сколько пропусков без результата старше часа.

Как Lead Control помогает возвращать звонки

Lead Control подключается к телефонии салона и формирует очередь сам: каждый пропуск сразу приходит администратору в Telegram с номером, временем и тем, сколько клиент уже ждёт. Выписывать номера из журналов не нужно.

Повторные звонки одного номера собираются в единую историю, поэтому видно, кто звонил трижды. Система напоминает о звонке, пока разговор не состоится, и отличает недозвон от беседы; где статуса нет, администратор отмечает результат кнопкой. Разговоры не записываются.

Владелец в панели видит самые старые необработанные звонки и время реакции. Если вы хотите понимать, из какой рекламы пришли звонки, это можно добавить, когда доступны данные об источниках и расходах.

Стоимость

Разработку под вашу телефонию и пилот мы делаем бесплатно. Платить за пользование нужно, только если сервис помог возвращать звонки. Подходит ли ваша АТС, проверяем на старте.

Частые вопросы

Есть ли смысл перезванивать по вчерашним пропущенным?

Да, но с меньшими ожиданиями. Часть клиентов к этому времени уже записалась в другое место, зато кто-то ещё ждёт ответа. Главное — не откладывать свежие звонки ради старых.

Как посчитать, во что обходятся невозвращённые звонки?

Возьмите число пропусков за неделю без последующего разговора и умножьте на средний чек первого визита. Это грубая, но честная оценка. Для постоянных клиенток можно брать не один визит, а несколько, ведь уходят они обычно надолго.

Можно ли отправлять клиенту автоматическое сообщение после пропуска?

Это зависит от телефонии и каналов связи салона и обсуждается при настройке. Базовая задача Lead Control — чтобы сотрудник перезвонил и поговорил с клиентом.

Что делать, если удобного окна для клиентки нет?

Предложите ближайшее время у другого мастера той же специализации или запишите её в список ожидания и перезвоните при первой отмене. Важно не закончить разговор без следующего шага.