Как посчитать потерянные заявки детского центра за неделю и за сезон

Что считать потерянной заявкой

Договоритесь об определении до подсчёта, иначе цифра будет каждый раз разной. Потерянная заявка — это обращение нового родителя, по которому не состоялся разговор, или разговор состоялся настолько поздно, что семья уже выбрала другой центр.

Звонки текущих родителей про расписание, оплату и болезнь ребёнка в этот подсчёт не входят. Их тоже важно не пропускать, но это другая задача.

Какие данные понадобятся

Всё, что нужно, обычно уже есть, просто разбросано по разным местам.

• журнал входящих и исходящих звонков из АТС или личного кабинета оператора за выбранный период;
• список заявок с форм сайта, из виджетов и мессенджеров, если они ведутся;
• список номеров текущих учеников, чтобы отделить их звонки от новых;
• расходы на рекламу за тот же период;
• средняя сумма, которую семья платит за время занятий в центре.

Как посчитать потерянные заявки по шагам

Возьмите одну обычную неделю, а затем повторите расчёт для недели в сезон набора — в конце августа или в сентябре. Разница между ними обычно наглядно показывает, где не хватает рук.

• Шаг 1. Выпишите все пропущенные входящие за неделю и уберите номера текущих учеников.
• Шаг 2. Для каждого оставшегося номера найдите исходящий звонок с разговором. Нет разговора — заявка потеряна.
• Шаг 3. Если разговор был, посмотрите, через сколько времени. Перезвоны позже договорённого срока отметьте отдельно как рискованные.
• Шаг 4. Добавьте заявки с сайта и мессенджеров, на которые не ответили или ответили на следующий день.
• Шаг 5. Сложите потерянные и рискованные — это ваша оценка потерь за неделю.

Как перевести потерянные заявки в деньги

Первая оценка — по рекламе: разделите расходы на рекламу за период на число новых обращений, получите стоимость одного обращения. Умножьте её на число потерянных заявок — столько рекламного бюджета ушло впустую.

Вторая оценка — по выручке: возьмите ваш обычный путь «обращение → пробное → абонемент» и среднюю сумму оплат одной семьи за период занятий. Умножьте число потерянных заявок на долю обращений, которые у вас обычно доходят до абонемента, и на эту сумму. Используйте свои фактические данные, а не чужие ориентиры.

Почему ручной подсчёт сложно повторять

Разовый расчёт полезен, но на практике его делают один раз. Сверять журнал звонков вручную каждую неделю долго, а в сезон набора, когда это важнее всего, на такую работу нет времени.

К тому же ручной подсчёт показывает прошлое. Родитель, которому не перезвонили в понедельник, к пятнице уже записался в другое место.

Если всё же считать вручную, делайте это хотя бы раз в месяц и обязательно в первые недели сезона набора: тогда цифры можно сравнивать между собой и видеть, помогли ли изменения в графике или правилах.

Как Lead Control считает это за вас

Lead Control подключается к телефонии и ведёт учёт каждого пропущенного звонка с момента пропуска до разговора. Ответственный получает уведомление в Telegram и напоминания, пока разговор не состоится; если технического статуса нет, итог подтверждается вручную.

Руководитель видит на панели очередь необработанных звонков, время реакции, самые старые обращения и, если есть данные о расходах, аналитику рекламных источников. Потери видны каждый день, а не после разового разбора.

Разработка и тест бесплатны; платить нужно, только если сервис оказался полезным. Подключение АТС, форм сайта и CRM проверяем на старте.

Частые вопросы