Частная школа пропускает звонки родителей: где теряются звонки и как это исправить

Как устроены звонки в частной школе

Обычно у школы один-два городских номера, которые ведут в приёмную. На них звонят все: родители будущих учеников, родители текущих учеников, учителя, поставщики, проверяющие организации. Секретарь отвечает, переключает, записывает и параллельно занимается своими задачами.

Для родителя будущего ученика это первый контакт со школой. Он выбирает между несколькими вариантами и часто обзванивает их подряд в обеденный перерыв. Кто ответил и понятно рассказал про поступление, тот и попадает в список на экскурсию.

Когда частная школа чаще всего пропускает звонки

Пики звонков в школе предсказуемы, и именно в них приёмная справляется хуже всего.

• приёмная кампания и запуск рекламы набора в первый класс или старшую школу;
• неделя перед днём открытых дверей и сразу после него, когда родители уточняют детали;
• утро и окончание уроков, когда секретарь занят посетителями и родителями в холле;
• каникулы и отпуск секретаря, когда звонки уходят на переадресацию или в пустоту;
• вечер, когда работающие родители наконец находят время позвонить.

Почему перезвон не случается

Пропущенный вызов отображается на одном аппарате в приёмной. Если секретарь вернулся через час, номер уже сполз вниз среди других вызовов, а записать его было некогда. Если трубку в это время брал завуч или администратор, он вообще не знает, что кто-то не дозвонился.

Даже если секретарь перезвонил и не застал родителя, задача на этом обычно заканчивается. Второй попытки нет, и родитель остаётся с ощущением, что школе он не интересен.

Отдельная зона риска — день открытых дверей. После него родители звонят уточнить условия поступления, вступительное тестирование, документы. Сотрудники в эти дни заняты экскурсиями и встречами, а звонки семей, которые уже почти выбрали школу, копятся без ответа.

Что сделать в приёмной уже сейчас

Часть проблемы снимается договорённостями, которые не требуют затрат.

• Назначьте, кто отвечает за пропущенные звонки, когда секретарь на обеде, в отпуске или занят у директора.
• Запишите срок перезвона в рабочее время и проверяйте его, а не просто призывайте «перезванивать».
• Считайте звонок обработанным только после разговора с родителем, а не после попытки набора.
• На время приёмной кампании и дней открытых дверей выделите второго человека на телефон.
• Раз в день просматривайте список номеров, по которым разговора так и не было.

Как Lead Control помогает приёмной

Lead Control подключается к телефонии школы и фиксирует каждый пропущенный вызов в момент, когда он произошёл. Ответственный получает в Telegram сообщение: номер, время, сколько родитель ждёт и, если реклама набора ведётся на отдельный номер, откуда пришёл звонок.

Напоминания продолжаются, пока не состоится разговор. Если секретарь занят дольше срока, звонок можно передать другому сотруднику. После разговора удобно поставить задачу: пригласить на экскурсию, отправить информацию о поступлении, подтвердить запись на день открытых дверей.

Директор или руководитель приёмной кампании видит очередь необработанных звонков и время реакции, не стоя за спиной у секретаря. Повторные звонки одной семьи собираются в общую историю.

Условия запуска

Сначала проверяем, какие события звонков отдаёт ваша АТС, и договариваемся о ролях. Разработка и пилот бесплатны, например на время одной приёмной кампании. Платить за пользование нужно, только если сервис показал себя полезным.

Частые вопросы